Hilfe-Center
Wie können wir helfen?
Anleitungen Schritt für Schritt – und technische Begriffe in einfachen Worten.
Häufig gebraucht
- Erste Schritte: AZAV Cockpit einrichten
- Typischer Ablauf einer Akte – von der Anfrage bis zum Verbleib
- Der feste Ablauf einer Akte: von der Anfrage bis zur Rechnung
- Teilnehmer anlegen: manuell, aus Unterlagen oder per Link
- Die Akte im Überblick: alle Reiter erklärt
- Coachingprotokoll schreiben
- Mit dem Handy unterschreiben (QR-Code)
- E-Mail-Versand einrichten
Alle Themen
Erste Schritte und Bedienung
Einrichtung, Tour, Mein Tag, Suche, Handy, Team und Trägerdaten
- Erste Schritte: AZAV Cockpit einrichten
- Tour starten und Übersicht anpassen
- Suchen und Benachrichtigungen (Glocke)
- AZAV Cockpit auf Handy und Tablet
- Trägerdaten und Logo pflegen
- Standorte und Räume anlegen
- Einrichtung aus Paket (ZIP-Datei)
- Mitarbeiter einladen und Zugänge verwalten
- Aufgaben und Fristen
- Rechtschreibprüfung und eigenes Wörterbuch
- So nutzen Sie das Hilfe-Center
- „Mein Tag“: was heute ansteht
- Übersicht anpassen: Widgets hinzufügen, verschieben, entfernen
- Mein Profil: Name, Passwort, Zwei-Faktor und Darstellung
- Konto einrichten: Einladung annehmen, registrieren, anmelden
- AZAV Cockpit auf den Startbildschirm legen (iPhone und Samsung)
- Benachrichtigungen auf Handy und Desktop (Push)
- Einstellungen im Überblick: was wo eingestellt wird
- Mehrere Einträge auswählen: archivieren, wiederherstellen, löschen
Anleitungen für Ihre Rolle
Coaches, Dozenten, Verwaltung, Geschäftsführung, QM, Datenschutz – und der typische Ablauf einer Akte
- Typischer Ablauf einer Akte – von der Anfrage bis zum Verbleib
- Für externe Coaches: Profil, Unterlagen und Freischaltung
- Für Coaches: Ihr Arbeitstag in AZAV Cockpit
- Für Dozenten: Unterricht im Klassenbuch dokumentieren
- Für die Verwaltung: Akten, Unterschriften und Abrechnung
- Für Geschäftsführung und Administration: einrichten, steuern, prüfen
- Für das Qualitätsmanagement: QMS, Vorgaben und Kennzahlen
- Für Datenschutzbeauftragte: Rechte, Löschen und Auskunft
- Für Teilnehmende: So arbeiten Sie mit Ihrem Bildungsträger zusammen
Teilnehmer und Akte
Vom Erstgespräch über Profiling und Vertrag bis zum Abschluss
- Der feste Ablauf einer Akte: von der Anfrage bis zur Rechnung
- Teilnehmer anlegen: manuell, aus Unterlagen oder per Link
- Teilnehmer importieren und exportieren (CSV/Excel)
- Anfrage und Erstgespräch
- Profiling Teil 1 und Teil 2 (Formblatt 600FB09)
- AVGS und Trägerbestätigung
- Deckblatt und Teilnehmervertrag erstellen
- Selbstauskunft per Link
- Plausibilitätsprüfung: „Hier steht X, dort Y“
- Teilnahme starten, pausieren, abschließen und archivieren
- Akte als ZIP sichern, drucken und endgültig löschen
- Teilnehmerportal: Zugang für Teilnehmer
- Kostenträger und Ansprechpartner (Jobcenter, Agentur)
- Aufnahme möglich? – Aufnahmekriterien prüfen
- Coach suchen – Aufträge an externe Coaches
- Die Akte im Überblick: alle Reiter erklärt
- Verlauf in der Akte: einfach lesbar und technisch vollständig
- Deckblatt der Akte (Formblatt 600FB02)
- Lernplan eines Teilnehmers erstellen und freigeben
- Teilnehmerliste: suchen, filtern, sortieren, exportieren
- Fehlzeiten und Abbruch an den Kostenträger melden
- Einwilligungen: Foto, KI und Weitergabe an Arbeitgeber
- Leihgeräte ausgeben und zurücknehmen
Coaching, Klassenbuch und Termine
Protokolle, Anwesenheit, Kalender, Bewerbungen und Lernbereich
- Anwesenheit in der Akte und Unterschriftslink für Termine
- Coachingprotokoll schreiben
- Coaching-Session anlegen, öffnen, ändern und löschen
- Coachingtermin löschen
- Sprachmemo: Protokolle diktieren
- Teilnehmer hat gefehlt: krank oder unentschuldigt
- Klassenbuch: Unterrichtseinheiten und Anwesenheit
- Anwesenheit, Fehlzeiten und Unterrichtseinheiten (UE)
- Kalender und Termine
- Terminerinnerungen an Teilnehmer
- Gesprächskalender: Onboarding-Gespräche und Telefontermine buchen lassen
- Nachrichten: mit Coaches chatten
- Nachricht an den Träger (für Coaches)
- Bewerbungsbereich: Lebenslauf, Stellen und Anschreiben
- Lernbereich und Lernplan
- Honorarvertrag Fassung 11 – was ist neu?
- Rentenversicherung und Zustimmung nach § 127 SGB IV
- Vertretung und Freigabe von Coaches
- Lektionen teilen: Freigabelink, Portal und Video-Playlists
- Raumplanung als Liste und PDF
- Bewerbung erstellen: von der Stellenanzeige zum fertigen Paket
- Lebenslauf übernehmen, bearbeiten und gestalten
Dokumente, Unterschriften und Scans
Unterschreiben am Gerät oder Handy, Links, Papier und Scans
- Dokumente in der Akte: Dateien je Aktenpunkt, Hochladen, Unterschrift
- Datei aus der Akte löschen
- Unterschreiben vor Ort am Gerät
- Mit dem Handy unterschreiben (QR-Code)
- Link senden: Unterschrift aus der Ferne
- Unterschriftsmappe: alles mit einem Link und einer Unterschrift
- Auf Papier erledigt? Scan hochladen
- Unterlagen einwerfen: Papierstapel automatisch einordnen
- Komplette Papierakte hochladen und einsortieren lassen
- Handschriftliche Protokolle: Scan und Handschrift-Erkennung
- Fotos von Papier: der Scanner-Effekt
- Dokumente: offene Unterschriften und fehlende Pflichtunterlagen
- Abschlussbericht schreiben und an den Kostenträger senden
- Zertifikat / Teilnahmebescheinigung erstellen
- Abschlussbericht versenden: per Post oder per E-Mail
- QMS-Vorlage „Für Teilnehmer ausfüllen“
- Formular im Browser ausfüllen und in der Akte speichern
Maßnahmen und Zulassung
Maßnahme, AZAV-Zulassung, Lehrplan und Coaches
- Maßnahme anlegen
- AZAV-Zulassung und Maßnahmenzertifikat
- Lehrplan (Gesamtverteilung) und Lernpläne
- Coaches: Profil, Nachweise und Zuordnung
- Maßnahme verwalten: Überblick, Teilnehmer, Team, Unterlagen
- Coach-Profil: Kurzprofil, Nachweise, Freigabe und Verknüpfung
- Coaches einladen und Unterlagen anfordern
- Coaches: erforderliche Unterlagen und Honorarvertrag-Vorlage
Abrechnung
Rechnungen, Ausfall, Nummernkreis, Storno und CSV
Qualität und Prüfung
Prüfungsbereitschaft, QMS, Feedback, Verbleib und Kennzahlen
- Prüfungsbereitschaft: Ist alles audit-fertig?
- Audit vorbereiten: Ihr Audit-Paket in 5 Schritten
- QMS-Dokumente lenken: Versionen und Freigabe
- Feedbackbogen (Evaluation) per Link
- Verbleib nach 3 und 6 Monaten erfassen
- QM-Kennzahlen für Managementbewertung und Audit
- QM-Vorgabe: keine Zuwendungen an Teilnehmende
- Beschwerdemanagement
- Trägerzulassung und Audit-Termine
- Vorgaben & Aktenregeln aus Ihrem QMS übernehmen
- Aufnahmeunterlagen: Formulare automatisch in jede neue Akte
E-Mail-Versand
Eigenes Postfach, Anbieter-Einstellungen, Test-E-Mail und Fehler
- E-Mail-Versand einrichten
- Eigenes Postfach eintragen: was gehört in welches Feld?
- Server-Einstellungen der bekannten E-Mail-Anbieter
- Gmail und Google Workspace: App-Passwort
- Microsoft 365 / Outlook: SMTP AUTH einschalten
- GMX und WEB.DE: Zugriff per POP3/IMAP erlauben
- IONOS, Strato und Hostinger: Postfach-Passwort verwenden
- T-Online (Telekom): Passwort für E-Mail-Programme
- Test-E-Mail und Fehlermeldungen verstehen
- E-Mail kommt nicht an oder landet im Spam
- Wohin gehen Antworten? (Antwortadresse / Reply-To)
Anmeldung, Sicherheit und Datenschutz
Zwei-Faktor-Anmeldung, Rollen, DSGVO und Auftragsverarbeitung
- Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten (Authenticator-App)
- Wiederherstellungscodes: der Notschlüssel ohne Handy
- Handy verloren oder neues Handy – was nun?
- Zwei-Faktor-Anmeldung für das Team verlangen
- Passwort vergessen oder ändern
- Rollen und Rechte: wer darf was?
- Mandanten: Ihre Daten sind von anderen Trägern getrennt
- Datenschutz und DSGVO in AZAV Cockpit
- Aufbewahrung und Löschprotokoll
- Auftragsverarbeitung (AVV)
- Dateiprüfung: was beim Hochladen geprüft wird
- Verlauf und Auditprotokoll: wer hat was wann geändert?
Assistent und KI
Was der Assistent kann und was an eine externe KI geht
Für Teilnehmende
Portal, Unterschrift per Link oder QR-Code, Angaben, Termine, Feedback und Datenschutz
- Ihre Zustimmungen im Portal (Einwilligungen)
- Beschwerde oder Rückmeldung geben
- Teilnehmerportal: Zugang aktivieren, anmelden, Passwort neu
- Teilnehmerportal: Meine Dokumente lesen und unterschreiben
- Lernbereich für Teilnehmende: Module und Lernmaterial per Link
- Über mich: Angaben für das Profiling eintragen
- Angaben selbst ausfüllen (Link Ihres Bildungsträgers)
- Unterlagen per Link unterschreiben (für Teilnehmende)
- Mit dem eigenen Handy unterschreiben (QR-Code beim Termin)
- Termin bestätigen oder absagen (Erinnerungs-E-Mail)
- Telefontermin buchen
- Feedbackbogen ausfüllen: Ihre Bewertung der Maßnahme
- Kurze Rückmeldung zu Ihrem beruflichen Weg (Verbleib)
- Datenschutz für Teilnehmende: häufige Fragen
Probleme lösen
Upload hängt, PDF lädt nicht, Link abgelaufen, Anmeldung klappt nicht, Knopf fehlt
Technische Begriffe erklärt
SMTP, Port, SSL/TLS, 2FA, OCR, ZIP und mehr – in einfachen Worten
- SMTP – der Postausgang für E-Mails
- Port – die „Tür“ am Server
- SSL/TLS – verschlüsselte Verbindung
- STARTTLS – Verschlüsselung wird eingeschaltet
- DNS – das Telefonbuch des Internets
- SPF, DKIM und DMARC – Absender-Ausweise für E-Mails
- 2FA und TOTP – Codes, die sich alle 30 Sekunden ändern
- App-Passwort – ein Extra-Passwort nur für ein Programm
- API-Schlüssel – der Zugangsausweis für einen Dienst
- Verschlüsselung – Daten nur mit Schlüssel lesbar
- Pseudonymisierung – Namen durch Platzhalter ersetzen
- OCR – Texterkennung aus Fotos und Scans
- PDF und PDF/A
- ZIP – viele Dateien in einem Paket
- CSV – Tabellen als einfache Textdatei
- QR-Code – ein Link zum Abfotografieren
- HTTPS – die sichere Adresse im Browser
- Browser-Cache – wenn eine Seite „hängt“