Coachingtermin löschen
Eine falsch angelegte Coachingtermin löschen Sie über „⋯ Mehr“ → „Session löschen …“. Vorher zeigt AZAV Cockpit genau, was entfernt wird: Termin, Protokoll-PDF in der Akte, UE in Anwesenheitsliste und Lernplan, offene Unterschriftsanfragen.
So geht’s
- Öffnen Sie die Session (Akte → Reiter „Anwesenheit“, Session antippen) oder die Seite „Coachingprotokolle“.
- Klicken Sie auf „⋯ Mehr“ und dann auf „Session löschen …“ – in der Session oben, in der Akte auch direkt in der Zeile. Auf dem Handy öffnet sich die Auswahl von unten.
- Wählen Sie, ob die Session komplett gelöscht wird oder der Termin bleibt („Termin behalten (nur Protokoll löschen)“).
- Prüfen Sie die Liste der Folgen und geben Sie einen Grund an. Bei unterschriebenen Protokollen bestätigen Sie zusätzlich mit Ihrem Passwort.
Was genau gelöscht wird
- das Coachingprotokoll und sein PDF in der Akte (alle Fassungen, die Datei wird gelöscht),
- Unterschriften auf dem Protokoll und offene Unterschriftsanfragen in Mappe und Portal; ein Unterschriftslink nur für dieses Protokoll wird ungültig,
- die UE in der Anwesenheitsliste – sie wird beim nächsten Öffnen ohne diese Session erzeugt,
- verbuchte Lehrplan-Inhalte: Sie sind im Lernplan wieder offen (zusätzlich bearbeitete fallen weg),
- je nach Wahl der Kalendertermin – oder er bleibt und steht wieder auf „geplant“.
Wann es nicht geht
- Die Session steht auf einer gültigen Rechnung: Erst Rechnung stornieren, dann löschen. Die Rechnung selbst bleibt immer erhalten.
- Die Akte ist archiviert: Stellen Sie die Akte zuerst wieder her.
- Am Termin hängt ein gescanntes Protokoll (Original): Löschen darf nur die Administration, mit Grund und Passwort.
Wer darf löschen?
Wer Coachingprotokolle schreiben darf (Coach, Verwaltung, Administration) – Coaches nur bei den Teilnehmern, die ihnen zugeordnet sind. Jede Löschung steht mit Datum, UE und Grund im Verlauf der Akte („Coaching-Session gelöscht“) und im Auditprotokoll, ohne Inhalte des Protokolls.
Häufige Fragen und Probleme
Kann ich eine gelöschte Session wiederherstellen?
Nein. Laden Sie bei unterschriebenen Protokollen vorher das PDF herunter. Ein neues Protokoll können Sie jederzeit schreiben.
Ich habe nur das falsche Datum eingetragen.
Dafür müssen Sie nicht löschen: Öffnen Sie die Session und wählen Sie „Bearbeiten“. Protokoll und Termin ändern sich gemeinsam, die alte Fassung bleibt in der Akte.
Die abgelegte Anwesenheitsliste zeigt die Session noch.
Bereits abgelegte PDFs ändern sich nicht. Öffnen Sie die Anwesenheitsliste neu und legen Sie sie erneut ab.
Wer kann das? Coaches, Verwaltung. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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- Coachingprotokoll schreibenDas Protokoll füllen Sie direkt im Formular aus, das aussieht wie das Papier „Protokoll Coachingeinheit“: Kopf, drei Kästen, zwei Unterschriftslinien – und EIN „Speichern“. Daraus entstehen PDF in der Akte, Eintrag in der Anwesenheitsliste und UE für die Rechnung.
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- Kalender und TermineIm Kalender planen Sie Coaching, Beratung, Unterricht und andere Termine. AZAV Cockpit verhindert, dass derselbe Raum, Coach oder Teilnehmer zur selben Zeit doppelt belegt ist.
- Teilnehmer hat gefehlt: krank oder unentschuldigtIst der Teilnehmer nicht erschienen, tippen Sie in der Session unter der Linie „Unterschrift Teilnehmer“ auf „Teilnehmer hat gefehlt“ und wählen „krank“ oder „unentschuldigt“. Es entstehen keine UE.