Für Coaches: Ihr Arbeitstag in AZAV Cockpit
Als Coach sehen Sie nur Ihre zugeordneten Teilnehmer. Ihr Startpunkt ist „Mein Tag“ auf der Übersicht – von dort geht es mit einem Klick zu Terminen, fehlenden Protokollen und offenen Unterschriften.
So geht’s
- Morgens: Öffnen Sie die Übersicht und schauen Sie in „Mein Tag“ (Termine heute, Protokoll fehlt, Unterschrift offen, Anfragen ohne Termin).
- Vor oder nach der Sitzung: Akte → „Anwesenheit“ → „+ Neuer Coachingtermin“ (Tag, von–bis, Präsenz/Online, Coach) – oder die geplante Session antippen.
- Im Formular „Protokoll Coachingeinheit“ schreiben oder einfügen, Lehrplan-Inhalte anhaken, unterschreiben lassen („Hier unterschreiben“, „QR-Code“ oder „Link senden“), „Speichern“.
- Handschriftlich gearbeitet? Laden Sie das Foto unter „Offene Protokolle“ hoch und bestätigen Sie den Vorschlag.
- Zum Ende der Maßnahme: Abschlussbericht, Zertifikat und Feedbackbogen-Link aus der Akte heraus erledigen.
Was Sie als Coach dürfen
- Profiling, Coachingprotokolle, Lernplan, Abschlussbericht und Bewerbungsbereich Ihrer Teilnehmer bearbeiten
- Coachingprotokolle Ihrer Teilnehmer später unterschreiben lassen – vor Ort, per „QR-Code“ oder „Link senden“ (Link nur für dieses Protokoll) und das gespeicherte PDF öffnen
- Termine im Kalender planen, Aufgaben anlegen, die Raumplanung ansehen
- Lektionen aus dem Lernbereich per Freigabelink teilen
- Ihr eigenes Coach-Profil und Ihre eigenen Nachweise pflegen („Mein Profil“ → „Mein Coach-Profil“)
Was Coaches nicht sehen
- Teilnehmer anderer Coaches – außer Sie sind im Team einer Maßnahme eingetragen
- Rechnungen, Trägerdaten, Benutzerverwaltung und den Menübereich „Qualität“
- Den Reiter „Dokumente“ der Akte, andere Unterlagen als Ihre Coachingprotokolle (z. B. Vertrag, Deckblatt) und das Hochladen von Dokumenten, wenn Ihre Rolle das nicht zusätzlich erlaubt (Rolle Verwaltung)
- Nachweise und Verträge anderer Coaches
- Wann andere Coaches zuletzt online waren (das sieht nur die Administration; Ihren eigenen Wert sehen Sie unter „Mein Profil“)
Am Handy
Viele Coaching-Aufgaben gehen gut am Handy: Unterschrift einholen, Protokoll diktieren, Papierprotokoll fotografieren. Legen Sie sich AZAV Cockpit dazu auf den Startbildschirm.
Häufige Fragen und Probleme
Ich sehe einen Teilnehmer nicht.
Sie sehen nur Teilnehmer, denen Sie als Coach zugeordnet sind oder deren Maßnahme Sie im Team haben. Bitten Sie die Verwaltung, Sie in der Akte unter „Zuordnung“ einzutragen.
Die Unterschrift des Teilnehmers fehlt noch – was tun?
Speichern Sie das Protokoll mit leerer Linie. Danach in der Session unter „Unterschrift Teilnehmer“: „QR-Code“ bzw. „Link senden“ – scannen lassen oder Text kopieren/per WhatsApp/E-Mail senden; der Teilnehmer unterschreibt auf dem Handy. Oder beim nächsten Treffen „Hier unterschreiben“. „Mein Tag“ zeigt die offene Unterschrift.
Der Teilnehmer ist nicht gekommen.
Wählen Sie im Coachingprotokoll „Teilnehmer hat gefehlt (statt Unterschrift)“ und den Grund. Es entstehen keine UE.
Wer kann das? Coaches. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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- „Mein Tag“: was heute anstehtDie Karte „Mein Tag“ auf der Übersicht zeigt Coaches und Dozenten auf einen Blick: Termine heute, fehlende Protokolle, offene Unterschriften, handschriftliche Protokolle zum Prüfen und Anfragen ohne Termin – nur für die eigenen Teilnehmer.
- Coachingprotokoll schreibenDas Protokoll füllen Sie direkt im Formular aus, das aussieht wie das Papier „Protokoll Coachingeinheit“: Kopf, drei Kästen, zwei Unterschriftslinien – und EIN „Speichern“. Daraus entstehen PDF in der Akte, Eintrag in der Anwesenheitsliste und UE für die Rechnung.
- Coaching-Session anlegen, öffnen, ändern und löschenEine Session ist ein Termin mit Protokoll. „+ Neuer Coachingtermin“ legt genau einen Termin an; ein Klick auf die Session öffnet das Formular „Protokoll Coachingeinheit“ – dort schreiben, ändern, unterschreiben und speichern Sie an einer Stelle.
- Handschriftliche Protokolle: Scan und Handschrift-ErkennungLaden Sie Fotos oder PDFs handschriftlicher Coachingprotokolle hoch. Datum, Uhrzeit und Text werden auf Ihrem Gerät gelesen; nach Ihrer Prüfung entsteht daraus ein Termin mit Protokoll und UE.
- Lernplan eines Teilnehmers erstellen und freigebenDer Lernplan verteilt die Inhalte aus dem Lehrplan der Maßnahme auf die Coachingtage des Teilnehmers – im 45-Minuten-Raster und passend zum Profiling-Bedarf. Die Freigabe legt keine Kalendertermine an: Jede Session legen Sie selbst mit „+ Neuer Coachingtermin“ an.
- Abschlussbericht schreiben und an den Kostenträger sendenDen Abschlussbericht (teilnehmerbezogener Bericht der BA) füllen Sie in der Akte aus – der Assistent schlägt Texte aus Protokollen und Profiling vor. Danach senden Sie ihn per Post oder, wenn erlaubt, per E-Mail.
- Coach-Profil: Kurzprofil, Nachweise, Freigabe und VerknüpfungJeder Coach hat ein Profil: oben eine Zusammenfassung mit Status und Nachweisen, darunter aufklappbare Abschnitte. Die Administration prüft Unterlagen und Kriterien, gibt Coaches fachlich frei und verknüpft das Profil mit dem Benutzerkonto, damit der Coach seine Teilnehmer sieht.