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Dateiprüfung: was beim Hochladen geprüft wird

Jede hochgeladene Datei wird vor dem Speichern geprüft: Größe, echter Dateityp, Programme, Makros und aktive Inhalte in PDFs. Abgelehnte Dateien werden nicht gespeichert, die Meldung sagt, was zu tun ist.

So geht’s

  1. Unter jedem Upload-Feld steht, welche Dateien erlaubt sind und wie groß sie sein dürfen.
  2. Zu große Dateien meldet schon Ihr Gerät – vor dem Hochladen. Fotos werden dabei automatisch verkleinert.
  3. Wird eine Datei abgelehnt: als PDF neu speichern („Drucken → Als PDF speichern“) oder fotografieren und erneut hochladen.

Erlaubte Dateien und Größen

Wo?Erlaubt
Dokumente in der Akte (Upload, neue Version, komplette Akte je Datei)PDF, PNG, JPG, WebP, GIF, TXT, CSV, DOCX, XLSX, PPTX · max. 25 MB
Scans von Protokollen, Papier-Fassung, Unterlagen einwerfen (je Datei)PDF, JPG, PNG · max. 15 MB
Selbstauskunft (AVGS, Lebenslauf)PDF, JPG, PNG · max. 15 MB
Unterlagen von Coaches (Lebenslauf, Zeugnis, Nachweis)PDF, JPG, PNG · max. 15 MB
Foto für das Coach-ProfilJPG, PNG, WebP · max. 3 MB
Honorarvertrag-Vorlage des TrägersPDF · max. 10 MB
BewerbungsfotoJPG, PNG · max. 5 MB
MaßnahmenzertifikatPDF, JPG, PNG · max. 15 MB
QMS-DokumentePDF, PNG, JPG, WebP, GIF, TXT, CSV, DOCX, XLSX, PPTX · max. 25 MB
Lernbereich-DateienPDF, PNG, JPG, WebP, GIF, TXT, CSV, DOCX, XLSX, PPTX · max. 25 MB
Logo des TrägersPNG, JPG, SVG · max. 2 MB

Was abgelehnt wird

  • Programme und Skripte, auch umbenannt (z. B. „bild.jpg“, das eigentlich ein Programm ist): „Datei nicht angenommen: Programme und Skripte sind nicht erlaubt.“
  • Archive wie ZIP oder RAR: „Archive (ZIP, RAR, 7z …) werden nicht angenommen – bitte die Dateien einzeln hochladen.“
  • Alte Office-Formate (DOC, XLS, PPT): „Altes Office-Format – bitte als PDF oder DOCX/XLSX speichern.“
  • Office-Dateien mit Makros (DOCM, XLSM): „Office-Datei mit Makros oder eingebetteten Programmen – bitte ohne Makros als DOCX/XLSX/PPTX speichern.“
  • PDFs mit JavaScript, eingebetteten Dateien oder Startbefehlen bei Coach-Unterlagen und Lernmaterial: „PDF nicht angenommen: enthält aktive Inhalte (z. B. JavaScript). Bitte neu als PDF speichern oder drucken.“

Formulare mit aktiven Feldern in der Akte

Ausfüllbare Behördenformulare (z. B. AVGS) enthalten oft JavaScript. In der Teilnehmerakte, im QMS und bei Scans werden sie angenommen, aber nur zum Herunterladen angeboten – nicht in der Vorschau.

Virenprüfung

Zusätzlich kann der Betrieb der Plattform einen Virenscanner (ClamAV) anschließen. Ist er eingerichtet und gerade nicht erreichbar, werden Uploads zur Sicherheit abgelehnt – bitte dann in einigen Minuten erneut versuchen.

Ohne angebundenen Scanner steht an jeder Datei „Grundprüfung bestanden, Virenscan nicht verfügbar“ – wir behaupten keinen Virenscan, der nicht stattfindet. Der Systemstatus zeigt, ob ein Scanner eingerichtet ist.

Häufige Fragen und Probleme

„Sicherheitsprüfung ausstehend – die Datei wurde nicht angenommen. Bitte in einigen Minuten erneut versuchen.“

Der Virenscanner ist eingerichtet, aber gerade nicht erreichbar. Zur Sicherheit wird dann nichts gespeichert. Versuchen Sie es in einigen Minuten erneut.

„Gerade viel los – bitte gleich noch einmal.“

Viele große Dateien werden gleichzeitig geprüft. Warten Sie einen Moment und laden Sie die Datei erneut hoch.

„Zu viele Uploads in kurzer Zeit“

Gezählt werden Upload-Vorgänge (ein Sammel-Upload zählt wie einer): für Mitarbeitende 300, für externe Coaches 60 in 15 Minuten. Danach geht es nach kurzer Pause weiter.

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