Teilnehmerportal: Zugang für Teilnehmer
Im Teilnehmerportal sehen Teilnehmer ihre eigenen Unterlagen, unterschreiben Dokumente, lernen im Lernbereich und tragen eigene Profiling-Angaben ein – nur ihre eigenen Daten.
So geht’s
- Öffnen Sie die Akte → Reiter „Portalzugang“.
- Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Teilnehmers ein und klicken Sie auf „Portalzugang erstellen“. Die Einladung ist 48 Stunden gültig.
- Die Person aktiviert den Zugang über den Einladungslink („Zugang aktivieren“) und vergibt ein eigenes Passwort.
- Danach meldet sie sich unter /portal an. Im Reiter sehen Sie „Aktiviert am“, „Zuletzt im Portal angemeldet“ (nur Träger, nicht Coaches) und den Status.
Zugang verwalten
| Knopf | Wirkung |
|---|---|
| „Einladung erneut erzeugen“ | Neue Einladung; der bisherige Einladungslink wird ungültig |
| „Zugang sperren“ / „Zugang entsperren“ | Anmeldung vorübergehend verhindern bzw. wieder erlauben |
| „Passwort-Reset starten“ | Link zum Festlegen eines neuen Passworts (24 Stunden); vorherige Links werden ungültig |
Zustellung der Einladung
Wichtig: Einladung und Link für ein neues Passwort gehen automatisch per E-Mail an den Teilnehmer – über Ihr eigenes Postfach oder über AZAV Cockpit (Einstellungen → E-Mail-Versand). Konnte keine E-Mail versendet werden, zeigt die Akte den Link zum Kopieren an; geben Sie ihn per WhatsApp oder E-Mail weiter.
Ohne Portal geht es auch
Für einzelne Unterschriften genügt ein Link („Link senden“) – ohne Konto, mit dem Geburtsdatum als Sicherheitsabfrage.
Was sieht der Teilnehmer?
- „Start“ mit Name, Teilnehmernummer, Maßnahme und Coach
- „Dokumente“ – nur Dokumente, die Sie „Im Portal freigeben“
- „Lernen“ – zugewiesene Kurse
- „Über mich“ für das Profiling
Häufige Fragen und Probleme
„Diese E-Mail gehört zu einem Mitarbeiterkonto“.
Personal und Teilnehmer werden strikt getrennt. Verwenden Sie eine andere E-Mail-Adresse für den Teilnehmer.
Für archivierte Akten geht nichts mehr.
Richtig – für archivierte Teilnehmer sind keine Portalaktionen möglich. Stellen Sie die Akte bei Bedarf wieder her.
Wer darf Portalzugänge verwalten?
Verwaltung und Administration. Coaches und Dozenten sehen im Reiter nur den Status (z. B. Einladung abgelaufen, gesperrt, letzte Anmeldung) – hilfreich, wenn ein Teilnehmer nicht ins Portal kommt; anlegen, sperren oder zurücksetzen kann die Verwaltung.
Wer kann das? Verwaltung, Administration. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
Das könnte Sie auch interessieren
- Link senden: Unterschrift aus der Ferne„Link senden“ erzeugt einen persönlichen Link zu genau diesem Dokument und einen fertigen kurzen Text – zum Kopieren, per WhatsApp oder per E-Mail. Der Teilnehmer öffnet ihn ohne Konto und bestätigt sein Geburtsdatum.
- Lernbereich und LernplanIm Lernbereich stellen Sie Module mit Lerntexten, PDFs, Links und Checklisten zusammen und geben sie Teilnehmern frei – im Portal oder per zeitlich begrenztem Freigabelink.
- Unterschriftsmappe: alles mit einem Link und einer UnterschriftIn der Unterschriftsmappe sammeln Sie mehrere Unterlagen (Vertrag, Datenschutz, Hausordnung …). Der Teilnehmer sieht sie über einen Link, liest sie und unterschreibt alles mit einer Unterschrift.
- Teilnehmerportal: Zugang aktivieren, anmelden, Passwort neuMit dem Teilnehmerportal sehen Sie Ihre Unterlagen, den Lernbereich und Ihre Angaben. Sie aktivieren den Zugang einmal über den Link Ihres Bildungsträgers und melden sich danach mit E-Mail-Adresse und Passwort an.
- Selbstauskunft per LinkMit der Selbstauskunft füllen Teilnehmer ihre Angaben selbst am Handy aus – Stammdaten, Förderung mit Gutschein-Foto, Lebenslauf-Grundlagen und Unterschriften. Sie prüfen danach alles in der Akte.