Formular im Browser ausfüllen und in der Akte speichern
Jede freigegebene QMS-Vorlage mit PDF-Datei füllen Sie für einen Teilnehmer direkt im Browser aus – vorbelegt aus Akte, Maßnahme und Trägerdaten – und speichern sie als PDF in der Akte.
So geht’s
- Akte → „Dokumente“ → „Formular ausfüllen“: Vorlage und Datum wählen, „Weiter“. Oder: QMS-Vorlage → „Für Teilnehmer ausfüllen“. Vorlagen mit eigenem Ablauf (z. B. Abschlussbericht, Vertrag) führen direkt dorthin.
- Felder ausfüllen. Bekannte Angaben (Name, Anschrift, Maßnahme, Träger, Datum) sind schon eingetragen. Rechts bzw. unter „Vorschau“ sehen Sie das echte PDF.
- „Entwurf speichern“ sichert den Stand. „In Akte speichern“ legt das Formular als PDF in die Akte.
- Soll der Teilnehmer unterschreiben: im Dialog „… unterschreibt“ anhaken, danach „Zur Unterschrift senden“ (Link oder vor Ort).
Gut zu wissen
- Das Datum wählen Sie selbst – vorgegeben ist heute, deutlich markiert. Felder wie „Datum“ oder „Ort, Datum“ übernehmen es; andere Tage (z. B. Beginn, Arbeitsaufnahme) bleiben leer.
- Ein anderer Tag ist ein neues Formular: Es beginnt mit den Angaben aus der Akte und wird als eigenes Dokument gespeichert.
- Vorlagen ohne Formularfelder: „Text“, „Haken“ oder „Unterschrift“ wählen und auf das Blatt tippen; Einträge lassen sich ziehen. Am Handy vergrößert „Größer“ das Blatt.
- Erneutes „In Akte speichern“ am selben Tag legt eine neue Version an (wer Dokumente ändern darf). Ist die Fassung schon unterschrieben, ist „Als eigenes Dokument“ vorausgewählt.
- Sie unterschreiben nur selbst: Das Namensfeld daneben trägt Ihren Namen. Das Feld des Coaches unterschreibt nur der zugeordnete Coach. Der Teilnehmer unterschreibt nie hier, sondern per Link oder vor Ort.
- Hat inzwischen jemand anderes gespeichert, erscheint „Neu laden“ – so geht nichts verloren.
- Gilt eine Vorlage im QMS nicht mehr (abgelaufen), lässt sie sich erst nach der Erneuerung ausfüllen.
- Das Coachingprotokoll füllen Sie in der Coaching-Session aus – die Auswahl führt automatisch dorthin.
- Unterschriften werden nicht im Entwurf gespeichert, nur im abgelegten PDF (mit Nachweis, wer unterschrieben hat).
- Im Protokoll der Akte steht nur, dass ein Formular abgelegt wurde (Vorlage, Datum, Version, Unterschriftsfelder) – nie der Inhalt.
Häufige Fragen und Probleme
Der Knopf „Formular ausfüllen“ fehlt.
Er braucht das Recht „Dokumente erstellen“ und eine nicht archivierte Akte. Vorlagen erscheinen erst, wenn sie im QMS freigegeben sind und eine PDF-Datei haben.
Ein Feld hat eine merkwürdige Beschriftung.
Die Beschriftung kommt aus dem PDF. Ist dort nur ein technischer Name hinterlegt, macht AZAV Cockpit daraus einen lesbaren Namen. Im QMS lässt sich die Vorlage mit besseren Feldnamen neu hochladen.
„Neu beginnen“ – was passiert?
Oben rechts „⋯“ → „Neu beginnen“: Der Entwurf wird verworfen, die Felder sind wieder vorbelegt. Bereits in der Akte gespeicherte PDFs bleiben unverändert.
„Nicht übernommen: …“ – was heißt das?
Im QMS gibt es eine neue Fassung der Vorlage. Angaben, die dort nicht mehr passen (z. B. eine umbenannte Auswahl), wurden nicht übernommen – bitte neu eintragen. Alles andere bleibt.
Wer kann das? Verwaltung, Administration. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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