Datenschutz und DSGVO in AZAV Cockpit
AZAV Cockpit ist auf Datensparsamkeit ausgelegt: Rollenrechte, Mandantentrennung, Protokollierung wichtiger Änderungen, verschlüsselte Ablage sensibler Scans und Löschen mit Passwortbestätigung.
Was Sie als Bildungsträger tun
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) abschließen – bei der Registrierung bestätigt.
- Rollen so vergeben, dass jede Person nur sieht, was sie braucht.
- Keine Diagnosen oder unnötigen Gesundheitsangaben in Freitexte schreiben.
- Exporte (CSV, ZIP) nur geschützt speichern und wieder löschen.
- Externe KI nur nach Prüfung einschalten (eigener AVV, Drittlandübermittlung).
Was AZAV Cockpit tut
- Unterschriftslinks, Feedback- und Selbstauskunft-Links sind zeitlich begrenzt und mit Geburtsdatum bzw. Einmal-Nutzung geschützt.
- Scans handschriftlicher Protokolle werden verschlüsselt gespeichert.
- Gespeicherte Passwörter (z. B. Ihres Postfachs) und Schlüssel liegen nur verschlüsselt vor.
- Wichtige Änderungen werden im Verlauf protokolliert. Viele Einträge enthalten nur Kennungen und Feldnamen; manche enthalten derzeit auch Namen oder E-Mail-Adressen (z. B. Änderungen an Stammdaten, Versandprotokoll). Den Verlauf sehen nur Rollen mit dem Recht dazu.
- Endgültiges Löschen von Akten mit Grund und Passwort; Rechnungen bleiben wegen der Aufbewahrungspflicht.
Auskunft und Löschung
Für eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO erzeugen Sie „Akte als ZIP“. Für die Löschung nutzen Sie „Endgültig löschen“ (Administration).
Häufige Fragen und Probleme
Wohin wenden sich Teilnehmende mit Fragen?
An Sie als Bildungsträger. Für Teilnehmende gibt es eigene Antworten unter „Datenschutz für Teilnehmende“.
Das könnte Sie auch interessieren
- Auftragsverarbeitung (AVV)Weil AZAV Cockpit personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, schließen Sie mit dem Betreiber einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Sie bestätigen ihn bei der Registrierung.
- Mandanten: Ihre Daten sind von anderen Trägern getrenntJeder Bildungsträger ist in AZAV Cockpit ein eigener Mandant. Niemand aus einem anderen Bildungsträger kann Ihre Teilnehmer, Dokumente oder Einstellungen sehen.
- Pseudonymisierung – Namen durch Platzhalter ersetzenPseudonymisieren heißt: Angaben, die eine Person erkennbar machen (Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefon …), werden durch Platzhalter wie [Name] ersetzt. So kann ein Text verarbeitet werden, ohne dass der Empfänger weiß, um wen es geht.
- Keine externe KI: Ihre Daten bleiben auf dem ServerAZAV Cockpit nutzt keine KI-Dienste. Es gehen keine Texte, Fotos oder PDFs an eine KI – Assistent und Formulierungshilfe arbeiten regelbasiert auf dem eigenen Server in Frankfurt am Main.
- Akte als ZIP sichern, drucken und endgültig löschen„Akte als ZIP“ packt alle Dokumente, Protokolle und Stammdaten einer Akte in eine Datei, „Akte drucken“ in ein PDF. Endgültig löschen darf nur die Administration – mit Grund und Passwort.
- Aufbewahrung und LöschprotokollSie legen fest, wie lange Teilnehmerakten nach dem Teilnahmeende aufbewahrt werden (Standard 24 Monate). Fällige Akten zeigt AZAV Cockpit an – gelöscht wird nur von Ihnen, und jede Löschung steht im Löschprotokoll.
- Verlauf und Auditprotokoll: wer hat was wann geändert?Wichtige Änderungen – z. B. Statuswechsel, Unterschriften, Exporte, Löschungen und Einstellungen – werden mit Zeitpunkt und Person protokolliert. In der Akte sehen Sie sie im Reiter „Verlauf“.