Anfrage und Erstgespräch
Eine neue Anfrage zeigt in der Akte „Termin vergeben“. AZAV Cockpit schlägt freie Zeiten vor, trägt den Termin in den Kalender ein und gibt Ihnen einen fertigen Text für E-Mail oder WhatsApp.
So geht’s
- Öffnen Sie die Akte der Anfrage und klicken Sie auf „Termin vergeben“.
- Wählen Sie Mitarbeiter, Ort (Raum oder Online mit Link zum Videoraum) und einen der „Nächsten freien Termine“ – oder „Andere Zeit“.
- Bestätigen Sie. Der Termin steht im Kalender.
- Teilen Sie den Termin mit: per E-Mail (wenn eine Adresse vorliegt) oder mit „Per WhatsApp senden“.
Freie Zeiten
Vorgeschlagen werden Zeiten Montag bis Freitag ohne bundesweite Feiertage, ohne Überschneidung mit anderen Terminen desselben Mitarbeiters oder Raums.
Und danach?
Im Erstgespräch füllen Sie Profiling Teil 1 aus. Anfragen ohne Termin erscheinen bei Coaches unter „Mein Tag“.
Häufige Fragen und Probleme
Der Termin muss verschoben werden.
Öffnen Sie den Termin im Kalender, ändern Sie Datum oder Uhrzeit und teilen Sie den neuen Termin erneut mit.
Keiner der Vorschläge passt.
Wählen Sie „Andere Zeit“ und tragen Sie Datum und Uhrzeit selbst ein. Überschneidungen werden trotzdem geprüft.
Wer kann das? Verwaltung, Coaches. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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- Der feste Ablauf einer Akte: von der Anfrage bis zur RechnungJede Akte folgt demselben Ablauf: Anfrage → Erstgespräch → Profiling → (bei AVGS: Trägerbestätigung) → Vertrag → Coaching → Abschlussbericht → Zertifikat → Feedback/Verbleib → Rechnung. Oben in der Akte steht immer der „Nächste Schritt“ mit dem passenden Knopf.
- Profiling Teil 1 und Teil 2 (Formblatt 600FB09)Teil 1 füllen Sie im Erstgespräch gemeinsam mit dem Teilnehmer aus, Teil 2 ab Ende der ersten Coachingwoche. Beide Teile werden als PDF in der Akte abgelegt und unterschrieben.
- Kalender und TermineIm Kalender planen Sie Coaching, Beratung, Unterricht und andere Termine. AZAV Cockpit verhindert, dass derselbe Raum, Coach oder Teilnehmer zur selben Zeit doppelt belegt ist.
- Terminerinnerungen an TeilnehmerTeilnehmer erhalten vor Coaching- und Beratungsterminen eine E-Mail mit dem Link „Termin bestätigen / absagen“. Sie stellen ein: aus, 24 Stunden oder 2 Stunden vorher (Standard 24 Stunden).