Häufige Fragen
Ehrliche Antworten zu Datenschutz, Einarbeitung, Ihren bestehenden Unterlagen, Handy-Nutzung und KI.
Jeder Bildungsträger ist strikt von allen anderen getrennt – der Träger ergibt sich serverseitig aus der Anmeldung, nie aus einer Eingabe. Zugriffe laufen über Rollen (Coaches sehen nur ihre eigenen Teilnehmer), wichtige Vorgänge stehen im Audit-Protokoll, und endgültiges Löschen verlangt Grund und Passwort. Die Verarbeitung regeln wir mit Ihnen in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Hosting-Anbieter und Verarbeitungsort werden im Vertrag zur Auftragsverarbeitung als Unterauftragsverarbeiter benannt und dokumentiert. Fragen Sie uns gern vorab – wir legen das vor der Einführung offen.
AZAV Cockpit folgt dem Ablauf einer Teilnahme: Anmeldung, Unterlagen, Profiling, Coaching, Abschluss. Coaches arbeiten im Alltag vor allem mit Akte, Protokoll und Unterschrift. In der Demo zeigen wir das an Ihren eigenen Abläufen, damit Sie den Aufwand selbst einschätzen können.
Nein. Ihre QMS-Vorlagen (z. B. Vertrag, Deckblatt, Anwesenheitsliste, Profiling, Coachingprotokoll, Zertifikat), Maßnahmen und den Lehrplan richten Sie mit einem Einrichtungspaket in einem Schritt ein – mit Vorschau, bevor etwas geändert wird. Vorhandene Unterlagen laden Sie in die jeweilige Akte hoch.
Ja. AZAV Cockpit läuft im Browser. Teilnehmer füllen die Selbstauskunft und unterschreiben über einen Link am eigenen Handy. Vor Ort scannen sie einen QR-Code und unterschreiben auf dem Handy – die Unterschrift erscheint live am Computer. Handschriftliche Protokolle fotografieren Sie einfach ab.
Ja. Die KI-Textverbesserung lässt sich in den Einstellungen abschalten. Die Erkennung von AVGS-Gutscheinen und handschriftlichen Protokollen läuft ohne KI direkt im Browser, die Rechtschreibprüfung ohne KI auf dem Server. Vorschläge werden nie automatisch gespeichert – Sie übernehmen sie per Klick.
Nur pseudonymisierter Text: Namen, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon und IBAN werden vorher durch Platzhalter ersetzt. Sätze mit Gesundheits- oder Familienangaben verlassen den Server nicht. Bilder von Gutscheinen oder Protokollen werden nie an eine KI geschickt.
Ja. Für Einzelcoaching gibt es Coachingprotokolle mit Unterschrift, Profiling, Trägerbestätigung (AVGS01) und Zertifikat. Für Gruppen gibt es das Klassenbuch mit Anwesenheiten, Kalender und Raumbelegung.
Mit einem Klick erhalten Sie die Akte als ein Druck-PDF – Deckblatt vorne, Inhaltsverzeichnis, alle Unterlagen nach Ihren Aktenpunkten sortiert – oder als ZIP. Vorher prüft AZAV Cockpit die Vollständigkeit und zeigt, was noch fehlt. Unterschriebene Unterlagen erscheinen in der unterschriebenen Fassung.
Ja. Akten lassen sich jederzeit einzeln oder gesammelt als ZIP herunterladen. Ihre Unterlagen bleiben Ihre Unterlagen.
Ja. Sie vergeben Rollen wie Verwaltung, Qualitätsmanagement, Coach oder Dozent. Coaches sehen nur ihre eigenen Teilnehmer, sensible Angaben nur mit eigenem Recht.
Eine automatische Testphase gibt es derzeit nicht. Wir zeigen Ihnen AZAV Cockpit in einer kostenlosen, persönlichen Demo und richten danach gemeinsam mit Ihnen Ihren Zugang ein.