Akte als ZIP sichern, drucken und endgültig löschen
„Akte als ZIP“ packt alle Dokumente, Protokolle und Stammdaten einer Akte in eine Datei, „Akte drucken“ in ein PDF. Endgültig löschen darf nur die Administration – mit Grund und Passwort.
So geht’s
- Öffnen Sie die Akte und wählen Sie im Menü „Akte als ZIP“ oder „Akte drucken (ein PDF)“.
- Vorher prüft AZAV Cockpit die Vollständigkeit und zeigt, was fehlt.
- Zum endgültigen Löschen markieren Sie die Akte(n) in der Teilnehmerliste und wählen „Endgültig löschen“.
- Sichern Sie vorher bei Bedarf als ZIP, bestätigen Sie das Häkchen und geben Sie Grund und Ihr Passwort ein.
Was bleibt beim Löschen?
- Rechnungen bleiben wegen der Aufbewahrungspflicht erhalten – nur der Bezug zur Akte wird gelöst.
- Die anonyme Feedback-Auswertung (nur Zahlen) bleibt.
- Im Auditprotokoll steht ein Eintrag mit Teilnehmernummer und Grund, ohne Namen.
- Im Löschprotokoll stehen Name, Teilnahmeende, Fristende, Löschdatum und wer gelöscht hat – als Nachweis.
Achtung
Wichtig: Die ZIP-Datei ist nicht verschlüsselt und enthält personenbezogene Daten. Bewahren Sie sie nur geschützt auf. Archivieren ist der umkehrbare Regelweg.
Häufige Fragen und Probleme
Wer darf endgültig löschen?
Nur die Administration – mit Grund und eigenem Passwort. Verwaltung und Coaches können archivieren.
Was steht in der ZIP-Datei?
Alle Dokumente der Akte in der Reihenfolge des Titelblatts, Protokolle, Stammdaten und eine Inhaltsübersicht („Inhalt.txt“) mit Hinweisen auf Lücken.
Wer kann das? Administration, Verwaltung. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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