Für Datenschutzbeauftragte: Rechte, Löschen und Auskunft
Die Rolle Datenschutz darf sensible Angaben wie das Geburtsdatum sehen und kümmert sich um Auskunft, Löschung und Auftragsverarbeitung. Sie wird meist zusätzlich zu Administration oder Verwaltung vergeben.
So geht’s
- Auskunft nach Art. 15 DSGVO: Akte öffnen → „Mehr“ → „Akte als ZIP herunterladen“ (braucht zusätzlich Leserechte auf die Akte).
- Löschung: Die Administration markiert die Akte in der Teilnehmerliste und wählt „Endgültig löschen“ – mit Grund und Passwort.
- Auftragsverarbeitung: Prüfen Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Liste der Unterauftragnehmer.
- Prüfen Sie regelmäßig, wer welche Rolle hat (Einstellungen → „Team und Rollen“).
Was die Rolle darf
- sensible Teilnehmerdaten (z. B. Geburtsdatum) lesen
- Datenschutzvorgänge bearbeiten
- Aufgaben und Termine planen
Allein vergeben?
Allein öffnet die Rolle nur wenige Bereiche (Übersicht, Aufgaben, Kalender). Um Akten einzusehen, braucht die Person zusätzlich eine Rolle mit Leserecht, z. B. Verwaltung.
Häufige Fragen und Probleme
Werden Löschungen protokolliert?
Ja – im Auditprotokoll steht ein Eintrag mit Teilnehmernummer und Grund, ohne Namen. Rechnungen bleiben wegen der Aufbewahrungspflicht erhalten.
Was geht an eine externe KI?
Nichts. AZAV Cockpit übermittelt keine Daten an KI-Dienste.
Wer kann das? Datenschutz. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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- Keine externe KI: Ihre Daten bleiben auf dem ServerAZAV Cockpit nutzt keine KI-Dienste. Es gehen keine Texte, Fotos oder PDFs an eine KI – Assistent und Formulierungshilfe arbeiten regelbasiert auf dem eigenen Server in Frankfurt am Main.
- Verlauf und Auditprotokoll: wer hat was wann geändert?Wichtige Änderungen – z. B. Statuswechsel, Unterschriften, Exporte, Löschungen und Einstellungen – werden mit Zeitpunkt und Person protokolliert. In der Akte sehen Sie sie im Reiter „Verlauf“.