Coaches einladen und Unterlagen anfordern
Coaches registrieren sich nicht selbst – Sie laden per Link ein; Name und E-Mail genügen, den Rest ergänzt der Coach. Fehlt etwas, fordern Sie es mit einem Klick an.
So geht’s
- „Coaches“ → „+ Coach einladen“: Name, E-Mail, optional Telefon → „Einladen“.
- Den Link mit „Kopieren“, „WhatsApp“ oder „E-Mail“ weitergeben. Der Coach legt sein Passwort fest und sieht sofort, was in seiner Akte fehlt.
- Fehlt später noch etwas: im Coach-Profil „Unterlagen anfordern“ – der Text nennt die offenen Punkte.
- Reicht der Coach sein Profil ein, meldet die Glocke „Profil eingereicht – bitte prüfen“ (ohne Einreichen bei vollständiger Akte: „Akte vollständig – freischalten“). Prüfen und „Freischalten“.
Link für mehrere Coaches
„Coach einladen“ → „Link für mehrere Coaches“: ein Link für eine Gruppennachricht. Jede Person legt sich mit eigener E-Mail selbst an. Bis zu 50 Personen, 30 Tage gültig. Unter „Offene Links“ steht „x von 50 genutzt“; „Widerrufen“ macht den Link sofort ungültig.
Unterlagen anfordern
Nur bei aktivem Zugang: Der Link führt über die Anmeldung ins Profil des Coaches. Noch nicht angemeldet? Die Einladung führt ebenfalls in die Akte.
Neuer Link
Karte „Zugang“: „Neu einladen“ nimmt den alten Link zurück. Bei aktivem Zugang erzeugt „Passwort-Link“ einen Link zum Zurücksetzen (2 Stunden gültig).
Ohne Zugang
Ein Profil ohne Einladung (z. B. nur für die Planung): „Coaches“ → „Coach ohne Zugang anlegen“ (am Handy unter „Mehr“).
Wer darf was?
Einladen, Unterlagen anfordern und Passwort-Link: Administration.
Häufige Fragen und Probleme
Was sieht ein eingeladener Coach?
Zuerst nur „Mein Profil“ mit seiner Akte. Nach dem Freischalten seine eigenen Teilnehmer, ab dem ersten Teilnehmer auch den Lernbereich.
„Diesen Coach gibt es schon.“
Unter der E-Mail-Adresse oder dem Namen gibt es schon ein Profil – „Zum Profil“ öffnet es. Dort können Sie neu einladen.
„Diese Person hat bereits einen Zugang.“
Unter der E-Mail-Adresse gibt es schon ein Konto. Coach- oder Dozentenkonto: Profil ohne Zugang anlegen und auf der Karte „Zugang“ verknüpfen. Sonst eine andere E-Mail verwenden.
„Mit dieser E-Mail können wir hier kein neues Konto anlegen.“
Beim Einladungslink bzw. Link für mehrere Coaches ist die E-Mail hier schon vergeben. Aus Datenschutzgründen sagt die Meldung nicht, wofür. Die Person meldet sich mit ihrem Zugang an oder nimmt eine andere E-Mail. Ein vorhandenes Konto wird nie übernommen. Nach vielen Fehlversuchen ist der Link eine Stunde gesperrt.
„Für diese E-Mail ist schon eine Einladung offen.“
Die Adresse ist schon eingeladen. Unter „Team und Rollen“ → „Offene Einladungen“ zurücknehmen oder eine andere E-Mail verwenden.
Wer kann das? Administration, Verwaltung. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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- Coach-Profil: Kurzprofil, Nachweise, Freigabe und VerknüpfungJeder Coach hat ein Profil: oben eine Zusammenfassung mit Status und Nachweisen, darunter aufklappbare Abschnitte. Die Administration prüft Unterlagen und Kriterien, gibt Coaches fachlich frei und verknüpft das Profil mit dem Benutzerkonto, damit der Coach seine Teilnehmer sieht.
- Coaches: Profil, Nachweise und ZuordnungUnter „Coaches“ pflegen Sie Kurzprofil, Qualifikationen, Sprachen und Nachweise Ihrer Coaches und Dozenten. Ablaufende Nachweise meldet die Glocke 30 Tage vorher.
- Für externe Coaches: Profil, Unterlagen und FreischaltungNach der Einladung arbeiten Sie zuerst in „Mein Profil“: Profil vervollständigen und Unterlagen hochladen – die Übersicht zeigt die späteren Bereiche grau mit Schloss. Nach der Freischaltung durch den Träger kommen Ihre Teilnehmer dazu, ab dem ersten Teilnehmer auch der Lernbereich.
- Mitarbeiter einladen und Zugänge verwaltenUnter „Team und Rollen“ laden Sie Mitarbeiter per E-Mail ein. Die Rolle bestimmt, was die Person sehen und ändern darf.