QMS-Dokumente lenken: Versionen und Freigabe
Unter „QMS-Dokumente“ führen Sie Ihr QM-Handbuch, Verfahrensanweisungen und Formblätter mit Nummer, Version und Gültigkeit. Ein Dokument durchläuft Entwurf → In Prüfung → Freigabe; die alte Version wird automatisch ersetzt.
So geht’s
- Öffnen Sie „QMS-Dokumente“ und legen Sie ein Dokument mit Nummer und Titel an (oder öffnen Sie ein vorhandenes).
- Laden Sie die Datei als neue Version hoch (z. B. 1.1 oder 2.0).
- Reichen Sie die Version zur Prüfung ein; Berechtigte geben frei oder weisen mit Grund zurück.
- Setzen Sie „Gültig bis“, damit abgelaufene Dokumente in der Prüfungsbereitschaft auffallen.
Eigene Formulare ausfüllen lassen
Freigegebene PDF-Formulare (z. B. Teilnehmervertrag, Anwesenheitsliste, Zertifikat) kann AZAV Cockpit automatisch ausfüllen, wenn sie entsprechend vorbereitet sind. Sonst nutzt es das eingebaute Layout.
Vorgaben aus Unterlagen
Unter QMS → „Vorgaben“ lassen sich aus Ihrem QM-Handbuch Aktenpunkte und Regeln ableiten – jeweils mit Fundstelle und erst nach Ihrer Übernahme.
Häufige Fragen und Probleme
„Zurückgewiesen“ – was nun?
Der Prüfer hat Änderungen verlangt. Überarbeiten Sie den Entwurf und geben Sie ihn erneut zur Prüfung.
Kann ich Formulare für Teilnehmer ausfüllen?
Ja, auf der Seite der Vorlage unter „Für Teilnehmer ausfüllen“.
Wer kann das? Qualitätsmanagement, Administration. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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