Aufnahme möglich? – Aufnahmekriterien prüfen
Vor Vertrag und Teilnahmestart prüft die Akte vier Kriterien: Kostenträger (Jobcenter oder Agentur für Arbeit), volljährig am geplanten Start, Deutsch ab B1 oder ein Coach mit passender Sprache und ein gültiger Gutschein. Solange etwas offen ist, sind Vertrag und Start gesperrt.
So geht’s
- Öffnen Sie die Akte (Status Anfrage oder Onboarding). Unter „Übersicht“ steht „Aufnahme möglich?“ mit ✓ oder ✗ je Kriterium.
- Bei ✗ führt der Knopf daneben zur Stelle: „Stammdaten ergänzen“ (Kostenträger, Geburtsdatum, Gutscheinnummer, bewilligte UE, gültig von/bis), „Zum Profiling“ (Deutschniveau, Sprachen) oder „Coach zuordnen“.
- Sind alle Kriterien erfüllt, steht dort „Ja“ – Teilnehmervertrag und „Teilnahme starten“ sind frei.
Die Kriterien
- Beim Jobcenter gemeldet: Ein Kostenträger aus dem Verzeichnis ist zugeordnet und hat die Art „Jobcenter“ oder „Agentur für Arbeit“ (einstellbar).
- Volljährig: Am geplanten Start ist der Teilnehmer mindestens 18. Der 18. Geburtstag am Starttag genügt. Wer das Geburtsdatum nicht sehen darf, sieht nur ✓ oder ✗ – nie das Datum.
- Sprache: Deutsch mindestens B1 laut Profiling – oder der zugeordnete Coach spricht eine Sprache des Teilnehmers (Muttersprache, Coaching-Sprache oder Fremdsprache aus dem Profiling).
- Gültiger Gutschein: Gutscheinnummer, bewilligte UE und „gültig von/bis“ sind eingetragen, und der Start liegt in diesem Zeitraum.
Ausnahme
Nur die Administration kann eine Ausnahme zulassen – mit Begründung (mindestens 10 Zeichen). Sie steht im Verlauf der Akte, ohne Geburtsdatum oder andere Werte. Die Ausnahme lässt sich zurücknehmen.
Einstellen
Unter Einstellungen → „Aufnahmekriterien“ schaltet die Administration einzelne Kriterien an oder aus und wählt die zulässigen Arten des Kostenträgers. Ab Werk sind alle an.
Häufige Fragen und Probleme
Der Vertrag lässt sich nicht erstellen.
Steht bei „Für den Vertrag fehlt noch“ der Punkt „Aufnahmekriterien erfüllen“, ist unter „Aufnahme möglich?“ noch ein ✗. Ergänzen Sie den Punkt oder bitten Sie die Administration um eine begründete Ausnahme.
Gilt das auch für Teilnehmer, die schon aktiv sind?
Nein. Geprüft wird nur beim Vertrag und beim Start aus Anfrage oder Onboarding. Pausierte Teilnehmer kehren ohne Prüfung zurück.
Wer kann das? Verwaltung, Administration. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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- Kostenträger und Ansprechpartner (Jobcenter, Agentur)Unter Verwaltung → „Kostenträger“ pflegen Sie Jobcenter, Agenturen und andere Kostenträger einmal mit Anschrift und Ansprechpartnern. In der Akte wählen Sie den Kostenträger dann nur noch aus.
- Profiling Teil 1 und Teil 2 (Formblatt 600FB09)Teil 1 füllen Sie im Erstgespräch gemeinsam mit dem Teilnehmer aus, Teil 2 ab Ende der ersten Coachingwoche. Beide Teile werden als PDF in der Akte abgelegt und unterschrieben.
- Coach suchen – Aufträge an externe CoachesAus der Akte schicken Sie einen anonymen Auftrag (UE, Zeitraum, Präsenz/online, grobe Region, Themen, Honorar) an ausgewählte, freigeschaltete externe Coaches. Wer zuerst verbindlich annimmt, bekommt ihn und wird dem Teilnehmer zugeordnet.