Selbstauskunft per Link
Mit der Selbstauskunft füllen Teilnehmer ihre Angaben selbst am Handy aus – Stammdaten, Förderung mit Gutschein-Foto, Lebenslauf-Grundlagen und Unterschriften. Sie prüfen danach alles in der Akte.
So geht’s
- Öffnen Sie die Akte (oder „Teilnehmer per Link anlegen“) und wählen Sie „Selbstauskunft“.
- Wählen Sie den Umfang: Onboarding, Profiling-Angaben oder beides, und die Gültigkeit (Standard 48 Stunden).
- Teilen Sie den Link per E-Mail, WhatsApp oder als QR-Code.
- Die Person bestätigt ihr Geburtsdatum und füllt Schritt für Schritt aus.
- Abweichungen von bereits gepflegten Feldern sehen Sie als Prüfliste in der Akte und übernehmen sie per Klick.
Sicherheit
- Der Link ist zeitlich begrenzt und widerrufbar; ein neuer Link ersetzt den alten.
- Nach 5 falschen Geburtsdaten ist der Link 15 Minuten gesperrt.
- Leere Felder werden direkt gefüllt, geänderte Angaben erst nach Ihrer Bestätigung.
Komplett-Onboarding
- Mit dem Haken „Komplett-Onboarding“ lädt die Person den Gutschein hoch (jede Seite, auch die Trägerbestätigung) und überträgt die Gutscheindaten – auf Wunsch mit freiwilliger KI-Hilfe (nur mit ihrer Zustimmung und wenn Ihre KI eingeschaltet ist).
- Die Trägerbestätigung liegt danach als Entwurf in der Akte – Sie prüfen und unterschreiben sie.
- Deckblatt, Datenschutzerklärung und Ihre Aufnahmeunterlagen unterschreibt die Person im Link; den Vertrag nur, wenn alle Angaben dafür vorliegen – sonst senden Sie ihn später per Einzel-Link.
- Die Person erhält keine Kopien – alles liegt nur in der Akte. In der Akte zeigt „Onboarding vollständig?“, was fehlt; danach „Portalzugang senden“.
- Die Modul-Aufteilung ist nur ein Vorschlag (aus Profiling bzw. Maßnahmeziel und Ihrer Vorgabe unter Einstellungen → Profiling) – im Profiling entscheiden Sie.
Häufige Fragen und Probleme
Kann ich zusehen, wie die Person ausfüllt?
Ja. Nach „Akte anlegen und Link erzeugen“ führt „Zur Akte – live mitverfolgen →“ in die Akte, die sich beim Ausfüllen selbst aktualisiert.
Die Person hat keine Telefonnummer in der Akte.
Dann wählen Sie den Kontakt in WhatsApp selbst aus – oder zeigen den QR-Code, z. B. am Empfangs-Tablet.
Wer kann das? Verwaltung, Coaches. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
Das könnte Sie auch interessieren
- Teilnehmer anlegen: manuell, aus Unterlagen oder per LinkNeue Teilnehmer legen Sie unter Teilnehmer → „Teilnehmer anlegen“ an: von Hand, aus fotografierten Unterlagen oder per Link, über den die Person ihre Angaben selbst ausfüllt.
- Link senden: Unterschrift aus der Ferne„Link senden“ erzeugt einen persönlichen Link zu genau diesem Dokument und einen fertigen kurzen Text – zum Kopieren, per WhatsApp oder per E-Mail. Der Teilnehmer öffnet ihn ohne Konto und bestätigt sein Geburtsdatum.
- QR-Code – ein Link zum AbfotografierenEin QR-Code ist ein Quadrat aus Punkten, in dem ein Link steckt. Die Kamera-App eines Handys erkennt ihn und zeigt den Link zum Antippen – Abtippen ist nicht nötig.
- Plausibilitätsprüfung: „Hier steht X, dort Y“AZAV Cockpit vergleicht die Angaben in Stammdaten, Vertrag, Deckblatt, Trägerbestätigung, Profiling und Zertifikat. Widersprüche erscheinen in der Akte – Sie korrigieren sie oder bestätigen „Ist so richtig“.