Datei aus der Akte löschen
Eine falsch abgelegte Datei löschen Sie direkt am Aktenpunkt mit „ד (Handy: „⋯“ → „Löschen …“): Grund und Ihr Passwort eingeben, „Endgültig löschen“. Endgültig löscht nur die Administration – alle anderen archivieren (umkehrbar, nichts geht verloren).
So geht’s
- Öffnen Sie die Akte und den Aktenpunkt (Übersicht → „Unterlagen und Schritte“ → „Dateien“ oder Reiter „Dokumente“).
- Tippen Sie bei der Datei auf „ד – auf dem Handy auf „⋯“ und dann „Löschen …“.
- Grund eingeben (mindestens 5 Zeichen, z. B. „Falsche Datei“) und Ihr Passwort, dann „Endgültig löschen“.
Was passiert
- Die Datei verschwindet mit allen Fassungen aus der Akte. Aus dem Speicher wird sie nur entfernt, wenn sie nirgends sonst verwendet wird.
- War es die letzte Datei, ist der Aktenpunkt danach wieder offen – in allen Ansichten.
- Offene Unterschriftsanfragen werden zurückgezogen; Unterschriftslinks enthalten das Dokument nicht mehr.
- Ist es das PDF des Profilings oder Abschlussberichts, wird das Formular wieder Entwurf. Ihre Angaben bleiben.
Wann es nicht geht
- Rechnungen aus der Abrechnung: aufbewahrungspflichtig. Bei einem Fehler stornieren Sie die Rechnung.
- Coachingprotokolle: Löschen Sie die Session (daran hängen Anwesenheit, UE und Lernplan).
- Archivierte Akten sind schreibgeschützt.
Wer darf löschen?
Endgültig löschen kann nur die Administration – immer mit Grund und eigenem Passwort. Verwaltung, Coaches und alle anderen sehen „Archivieren …“: Die Datei verschwindet aus dem Aktenpunkt und bleibt im Archiv der Akte.
Besonders geschützt (Nachweise): unterschriebene oder bestätigte Dokumente, Papier-Fassungen (Scans), Trägerbestätigung, versendeter Abschlussbericht sowie AVGS-Gutschein, Bescheid, Rechnung, Zertifikat und Anwesenheitsnachweis. Die Verwaltung sieht dort „Archivieren …“: Die Datei verschwindet aus dem Aktenpunkt und bleibt im Archiv der Akte.
Jede Löschung steht im Verlauf der Akte („Dokument gelöscht“) und im Auditprotokoll – mit Art, Aktenpunkt, Datum und Grund, ohne Titel oder Inhalt.
Häufige Fragen und Probleme
Kann ich eine gelöschte Datei wiederherstellen?
Nein. Laden Sie Nachweise vorher herunter („Vorher herunterladen“ im Dialog). Archivieren dagegen lässt sich rückgängig machen.
Warum fragt AZAV Cockpit nach meinem Passwort?
Endgültiges Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Damit niemand aus Versehen oder an einem fremden Gerät löscht, bestätigen Sie jede Löschung mit Grund und Passwort.
Der Knopf „Endgültig löschen“ bleibt grau.
Der Grund braucht mindestens 5 Zeichen, und das Passwortfeld muss ausgefüllt sein.
Ich sehe kein „ד.
Ihre Rolle darf keine Dokumente löschen (z. B. Coach), die Akte ist archiviert oder die Datei ist eine Rechnung.
Wer kann das? Verwaltung, Administration. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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