Teilnahme starten, pausieren, abschließen und archivieren
Der Status zeigt, wo eine Teilnahme steht: Angefragt → Onboarding → Aktiv / Pausiert → Abgeschlossen / Abgebrochen. Statuswechsel passieren nur per Knopf und werden protokolliert.
So geht’s
- Sind Vertrag und Aufnahmeunterlagen unterschrieben, schlägt die Akte „Teilnahme starten“ vor – ein Klick setzt den Status auf „Aktiv“.
- Zum Ende prüft AZAV Cockpit die Pflichtunterlagen. Fehlt etwas, sehen Sie die Liste; ein Abschluss trotzdem geht nur mit Begründung.
- Beim Wechsel auf „Abgeschlossen“ oder „Abgebrochen“ wird das Austrittsdatum gesetzt.
- Archivieren Sie Akten, die Sie nicht mehr bearbeiten – sie werden schreibgeschützt und lassen sich wiederherstellen.
Belegung
„Onboarding“ und „Aktiv“ zählen für die Belegung der Maßnahme. Die Platzzahl ist ein Richtwert.
Häufige Fragen und Probleme
Entsteht das Zertifikat automatisch?
Ja, beim Abschluss wird die Teilnahmebescheinigung automatisch erstellt. Klappt das nicht, zeigt der Schritt „bitte prüfen“ und es entsteht eine Aufgabe.
Kann ich eine archivierte Akte wieder bearbeiten?
Ja, nach „Wiederherstellen“. Archivierte Akten sind schreibgeschützt.
Wer kann das? Verwaltung, Coaches. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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- Der feste Ablauf einer Akte: von der Anfrage bis zur RechnungJede Akte folgt demselben Ablauf: Anfrage → Erstgespräch → Profiling → (bei AVGS: Trägerbestätigung) → Vertrag → Coaching → Abschlussbericht → Zertifikat → Feedback/Verbleib → Rechnung. Oben in der Akte steht immer der „Nächste Schritt“ mit dem passenden Knopf.
- Akte als ZIP sichern, drucken und endgültig löschen„Akte als ZIP“ packt alle Dokumente, Protokolle und Stammdaten einer Akte in eine Datei, „Akte drucken“ in ein PDF. Endgültig löschen darf nur die Administration – mit Grund und Passwort.
- Verbleib nach 3 und 6 Monaten erfassenNach dem Austritt erinnert die Glocke nach 3 und nach 6 Monaten: „Verbleib erfragen“. Sie tragen den Verbleib selbst ein oder schicken dem Teilnehmer einen Link mit 2 kurzen Fragen.