Mehrere Einträge auswählen: archivieren, wiederherstellen, löschen
In den Listen für Teilnehmer, Maßnahmen, Coaches, Klassenbuch-Einheiten und Lernbereich wählen Sie mit „Auswählen“ mehrere Einträge und bearbeiten sie gemeinsam: archivieren, wiederherstellen oder – nur Administration – endgültig löschen.
So geht’s
- Klicken Sie in der Liste auf „Auswählen“ und setzen Sie Haken bei den gewünschten Einträgen (oder „alle“).
- Unten erscheint die Leiste „Auswahl“ mit den möglichen Aktionen.
- „Archivieren“: Einträge verschwinden aus der Liste und lassen sich jederzeit wiederherstellen.
- „Endgültig löschen“: Lesen Sie die angezeigten Auswirkungen, geben Sie einen Grund und Ihr Passwort ein und bestätigen Sie.
- Archivierte Einträge holen Sie über die Archiv-Ansicht mit „Wiederherstellen“ zurück.
Teilnehmerakten
Bei Akten kommen dazu: „Akten als ZIP“ und „Akten als PDF“ (höchstens 50 bzw. 20 auf einmal). Vor dem endgültigen Löschen bietet AZAV Cockpit „Vor dem Löschen: Akte(n) als ZIP sichern“ an; Sie bestätigen „Ich habe die Akte(n) gesichert bzw. benötige keine Sicherung.“
Grenzen
- Maßnahmen mit laufenden Teilnehmern werden nicht archiviert.
- Archivierte Coaches sind nicht mehr zuweisbar.
- Endgültig gelöschte Daten lassen sich nicht wiederherstellen.
Häufige Fragen und Probleme
Warum muss ich mein Passwort eingeben?
Endgültiges Löschen ist unwiderruflich. Die Passwortabfrage stellt sicher, dass wirklich Sie es auslösen – Grund und Zeitpunkt werden protokolliert.
Wer kann das? Administration, Verwaltung. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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- Akte als ZIP sichern, drucken und endgültig löschen„Akte als ZIP“ packt alle Dokumente, Protokolle und Stammdaten einer Akte in eine Datei, „Akte drucken“ in ein PDF. Endgültig löschen darf nur die Administration – mit Grund und Passwort.
- Teilnahme starten, pausieren, abschließen und archivierenDer Status zeigt, wo eine Teilnahme steht: Angefragt → Onboarding → Aktiv / Pausiert → Abgeschlossen / Abgebrochen. Statuswechsel passieren nur per Knopf und werden protokolliert.
- Maßnahme anlegenEine Maßnahme ist Ihr Angebot, z. B. „Einzelcoaching“. Einmal mit Zulassung, Dauer, UE und Kostensatz angelegt, nutzen Verträge, Anwesenheit, Zertifikate und Rechnungen diese Angaben automatisch.
- Coaches: Profil, Nachweise und ZuordnungUnter „Coaches“ pflegen Sie Kurzprofil, Qualifikationen, Sprachen und Nachweise Ihrer Coaches und Dozenten. Ablaufende Nachweise meldet die Glocke 30 Tage vorher.