Kalender und Termine
Im Kalender planen Sie Coaching, Beratung, Unterricht und andere Termine. AZAV Cockpit verhindert, dass derselbe Raum, Coach oder Teilnehmer zur selben Zeit doppelt belegt ist.
So geht’s
- Öffnen Sie „Kalender“ und klicken Sie auf „Neuer Termin“.
- Wählen Sie Art, Datum, Uhrzeit, Ort („Präsenz“ mit Standort und Raum oder „Online“) und Beteiligte.
- Speichern Sie. Bei einer Überschneidung sehen Sie, womit sich der Termin überschneidet.
- Mit Tag, Woche, Monat oder Liste wechseln Sie die Ansicht; Filter grenzen nach Art, Maßnahme, Mitarbeiter oder Standort ein.
Was blockiert nicht?
Abgesagte und ganztägige Termine blockieren nichts. Termin und Protokoll derselben Sitzung sind kein Konflikt.
Raumplanung
Unter Kalender → „Raumplanung“ sehen und drucken Sie die Belegung je Raum – standardmäßig ohne Teilnehmernamen.
Coaching-Termine und Session
Bei einem Coaching-Termin öffnet „Session öffnen“ Termin, Protokoll, Unterschriften und Anwesenheitsliste an einem Ort. Gibt es schon ein Protokoll, ändern Sie Datum, Uhrzeit, Raum und Art in der Session (nicht im Kalender) – so bleiben Termin und Protokoll zusammen. Absagen und Löschen gehen dann ebenfalls nur über die Session.
Häufige Fragen und Probleme
Welche Status hat ein Termin?
Geplant, Stattgefunden oder Abgesagt. Bestätigt oder sagt ein Teilnehmer per Link ab, sehen Sie „✓ bestätigt“ bzw. „✕ vom TN abgesagt“.
Ein Termin lässt sich nicht löschen.
Hängt ein gescanntes Protokoll daran, ist der Scan der Nachweis. „Termin und Scan endgültig löschen“ darf nur die Administration.
Teilnehmer hat keine E-Mail-Adresse.
Nutzen Sie beim Termin „Erinnerung als WhatsApp-Text“ und geben Sie den Text selbst weiter.
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- Terminerinnerungen an TeilnehmerTeilnehmer erhalten vor Coaching- und Beratungsterminen eine E-Mail mit dem Link „Termin bestätigen / absagen“. Sie stellen ein: aus, 24 Stunden oder 2 Stunden vorher (Standard 24 Stunden).
- Anfrage und ErstgesprächEine neue Anfrage zeigt in der Akte „Termin vergeben“. AZAV Cockpit schlägt freie Zeiten vor, trägt den Termin in den Kalender ein und gibt Ihnen einen fertigen Text für E-Mail oder WhatsApp.
- Standorte und Räume anlegenLegen Sie jeden Ort an, an dem Unterricht oder Coaching stattfindet, und darin die Räume. Damit stimmen Zulassung, Verträge und die Raumbelegung im Kalender.
- Coachingprotokoll schreibenDas Protokoll füllen Sie direkt im Formular aus, das aussieht wie das Papier „Protokoll Coachingeinheit“: Kopf, drei Kästen, zwei Unterschriftslinien – und EIN „Speichern“. Daraus entstehen PDF in der Akte, Eintrag in der Anwesenheitsliste und UE für die Rechnung.
- Coaching-Session anlegen, öffnen, ändern und löschenEine Session ist ein Termin mit Protokoll. „+ Neuer Coachingtermin“ legt genau einen Termin an; ein Klick auf die Session öffnet das Formular „Protokoll Coachingeinheit“ – dort schreiben, ändern, unterschreiben und speichern Sie an einer Stelle.