Typischer Ablauf einer Akte – von der Anfrage bis zum Verbleib
Diese Anleitung begleitet eine erfundene Teilnehmerin, Frau Mia Muster, durch die ganze Akte: Anfrage, Erstgespräch, Profiling, Vertrag, Coaching, Abschlussbericht, Zertifikat, Feedback, Rechnung und Verbleib. So sehen Sie, wer wann welchen Knopf drückt.
So geht’s
- Verwaltung: Unter „Teilnehmer“ → „+ Teilnehmer“ › „Neu anlegen“ (oder › „Per Link selbst ausfüllen lassen“) entsteht die Akte mit dem Status „Angefragt“.
- Verwaltung oder Coach: In der Akte „Termin für das Erstgespräch vergeben“ wählen, einen freien Termin übernehmen und per E-Mail oder WhatsApp mitteilen.
- Coach: Im Erstgespräch „Profiling online ausfüllen“ – Teil 1 abschließen und vor Ort unterschreiben lassen.
- Nur bei AVGS: Gutschein hochladen bzw. „Gutschein liegt vor“ setzen, dann die Trägerbestätigung ausfüllen und als Träger unterschreiben.
- Verwaltung: Deckblatt und Teilnehmervertrag erstellen und unterschreiben lassen – vor Ort, mit dem Handy (QR-Code) oder per Link. Danach „Teilnahme starten → Status aktiv“.
- Coach: Lernplan erstellen und freigeben; nach jeder Sitzung ein Coachingprotokoll schreiben. Ab Coaching-Beginn + 7 Tage Profiling Teil 2 ausfüllen.
- Coach: Zum Ende den Abschlussbericht „online erstellen“, versenden und das Zertifikat ausstellen. Den Feedbackbogen per Link teilen.
- Verwaltung: Status auf „Abgeschlossen“ setzen, Rechnung an den Kostenträger erstellen und den Zahlungseingang erfassen.
- Nach 3 und 6 Monaten erinnert die Glocke: Verbleib erfragen – selbst eintragen oder den Link mit 2 kurzen Fragen schicken.
Wo sehe ich, was als Nächstes dran ist?
Oben in jeder Akte steht die Karte „Fester Ablauf: Unterlagen und Schritte“. Jede Zeile hat ein Abzeichen („offen“, „Entwurf“, „Unterschrift offen“, „unterschrieben“ …). Der erste offene Schritt ist als „Nächster Schritt“ hervorgehoben – nur dessen Knopf ist farbig.
Ist alles erledigt, steht dort „✓ Alle Schritte dieser Akte sind erledigt.“
Wer macht was? (typische Aufteilung)
| Stufe | Typisch zuständig | Knopf in der Akte |
|---|---|---|
| Anfrage anlegen | Verwaltung | „+ Teilnehmer“ › „Neu anlegen“ |
| Erstgespräch | Verwaltung oder Coach | „Termin für das Erstgespräch vergeben“ |
| Profiling Teil 1 und 2 | Coach | „Profiling online ausfüllen“ / „Profiling Teil 2“ |
| Trägerbestätigung (nur AVGS) | Verwaltung | „AVGS: Trägerbestätigung ausfüllen“ |
| Deckblatt und Vertrag | Verwaltung | „Zur Unterschrift senden“ |
| Lernplan und Coaching | Coach | „Lernplan erstellen“, „Coachingprotokoll online schreiben“ |
| Abschlussbericht | Coach | „Abschlussbericht online erstellen“ |
| Zertifikat | Coach oder Verwaltung | „Zertifikat ausstellen“ |
| Feedbackbogen | Coach oder Verwaltung | „Feedbackbogen per Link“ |
| Rechnung | Verwaltung | „Rechnung stellen“ |
| Verbleib nach 3/6 Monaten | Verwaltung oder Coach | „Verbleib erfassen“ |
Papier statt digital?
Jeder Schritt kann auch auf Papier erledigt werden: „Auf Papier erledigt – Scan hochladen“ legt die unterschriebene Papier-Fassung ab und hakt den Schritt ab. Ganze Papierakten laden Sie mit „Komplette Akte hochladen“ in einem Rutsch hoch.
Am Ende: sichern, archivieren, löschen
Abgeschlossene Akten archivieren Sie (umkehrbar, schreibgeschützt). Wann eine Akte endgültig gelöscht werden darf, richtet sich nach Ihren Aufbewahrungsfristen – löschen darf nur die Administration, mit Grund und Passwort.
Häufige Fragen und Probleme
Muss ich die Reihenfolge genau einhalten?
Weitgehend ja: Der Vertrag ist erst nach Profiling Teil 1 möglich, bei AVGS erst nach der Trägerbestätigung. Alles andere zeigt die Akte als „offen“, sperrt es aber nicht.
Ein Schritt fehlt in meiner Akte – warum?
Jede Rolle sieht nur die Schritte, die sie bearbeiten darf. Coaches sehen z. B. keine Rechnung, die Trägerbestätigung erscheint nur bei AVGS. Archivierte Akten zeigen keine offenen Schritte.
Wie lange dauert das alles?
Das hängt von der Maßnahme ab. AZAV Cockpit erinnert über Glocke und Aufgaben an Fristen wie Profiling Teil 2, Maßnahmenende und Verbleib.
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- Der feste Ablauf einer Akte: von der Anfrage bis zur RechnungJede Akte folgt demselben Ablauf: Anfrage → Erstgespräch → Profiling → (bei AVGS: Trägerbestätigung) → Vertrag → Coaching → Abschlussbericht → Zertifikat → Feedback/Verbleib → Rechnung. Oben in der Akte steht immer der „Nächste Schritt“ mit dem passenden Knopf.
- Die Akte im Überblick: alle Reiter erklärtJede Teilnehmerakte hat oben die Kerndaten (Maßnahme, Coach, Zeitraum, Standort, Vollständigkeit der Stammdaten) und darunter die Reiter Übersicht, Stammdaten, Zuordnung, Anwesenheit, Dokumente, Bewerbung, Lernfortschritt, Portalzugang und Verlauf – je nach Rolle nur die, die Sie nutzen können.
- Anfrage und ErstgesprächEine neue Anfrage zeigt in der Akte „Termin vergeben“. AZAV Cockpit schlägt freie Zeiten vor, trägt den Termin in den Kalender ein und gibt Ihnen einen fertigen Text für E-Mail oder WhatsApp.
- Profiling Teil 1 und Teil 2 (Formblatt 600FB09)Teil 1 füllen Sie im Erstgespräch gemeinsam mit dem Teilnehmer aus, Teil 2 ab Ende der ersten Coachingwoche. Beide Teile werden als PDF in der Akte abgelegt und unterschrieben.
- Deckblatt und Teilnehmervertrag erstellenDer Teilnehmervertrag entsteht aus den Daten der Akte, der Maßnahme und Ihren Trägerdaten. Fehlen Maßnahmennummer, Zeitraum oder Kostensatz, sagt AZAV Cockpit Ihnen genau, was noch fehlt.
- Coachingprotokoll schreibenDas Protokoll füllen Sie direkt im Formular aus, das aussieht wie das Papier „Protokoll Coachingeinheit“: Kopf, drei Kästen, zwei Unterschriftslinien – und EIN „Speichern“. Daraus entstehen PDF in der Akte, Eintrag in der Anwesenheitsliste und UE für die Rechnung.
- Abschlussbericht schreiben und an den Kostenträger sendenDen Abschlussbericht (teilnehmerbezogener Bericht der BA) füllen Sie in der Akte aus – der Assistent schlägt Texte aus Protokollen und Profiling vor. Danach senden Sie ihn per Post oder, wenn erlaubt, per E-Mail.
- Rechnung an den Kostenträger erstellenEine Rechnung entsteht in der Akte aus den tatsächlich gebuchten UE (Coachingprotokolle und abgeschlossene Klassenbuch-Einheiten) × Kostensatz je UE der Maßnahme – für einen Monat, einen freien Zeitraum oder die ganze Teilnahme.
- Verbleib nach 3 und 6 Monaten erfassenNach dem Austritt erinnert die Glocke nach 3 und nach 6 Monaten: „Verbleib erfragen“. Sie tragen den Verbleib selbst ein oder schicken dem Teilnehmer einen Link mit 2 kurzen Fragen.