Für die Verwaltung: Akten, Unterschriften und Abrechnung
Die Verwaltung hält die Akten in Ordnung: Teilnehmer anlegen, Verträge und Unterlagen zur Unterschrift bringen, Papier einsortieren, Klassenbuch korrigieren und Rechnungen stellen.
So geht’s
- Täglich: Die Seite „Dokumente“ zeigt offene Unterschriften, offene Kenntnisnahmen und fehlende Pflichtunterlagen – arbeiten Sie sie mit „Zur Akte“ ab.
- Neue Anfragen: „+ Teilnehmer“ › „Neu anlegen“ oder › „Per Link selbst ausfüllen lassen“, dann den Erstgespräch-Termin vergeben.
- Vertrag: In der Akte Deckblatt und Teilnehmervertrag erstellen, zur Unterschrift senden (vor Ort, QR-Code, Link oder Unterschriftsmappe).
- Papier: „Unterlagen einwerfen“ für Stapel, „Komplette Akte hochladen“ für ganze Papierakten.
- Monatlich: In jeder laufenden Akte „Rechnung stellen“; unter „Rechnungen“ Zahlungen erfassen und die CSV für den Steuerberater laden.
Was die Verwaltung darf
- Teilnehmer anlegen, bearbeiten, archivieren, importieren und exportieren
- Dokumente hochladen, Unterschriften und Kenntnisnahmen anfordern, Portalzugänge verwalten
- Maßnahmen anlegen und bearbeiten, Teams zuordnen, Klassenbuch führen und korrigieren
- Rechnungen erstellen, als bezahlt markieren, stornieren und exportieren
- Lernbereich pflegen und Kurse zuweisen
Was der Administration vorbehalten ist
- Benutzer einladen und Rollen vergeben, Trägerdaten, E-Mail-Versand und weitere Einstellungen
- Geburtsdaten und andere sensible Angaben sehen (zusammen mit der Rolle Datenschutz)
- Coaches anlegen und bearbeiten
- Akten und Maßnahmen endgültig löschen, Coaches freigeben, QMS-Dokumente freigeben
Häufige Fragen und Probleme
Warum sehe ich kein Geburtsdatum?
Das Geburtsdatum gilt als sensible Angabe und ist nur für Administration und Datenschutz sichtbar. Für die Verwaltung bleibt das Feld leer bzw. ausgeblendet.
Wo stelle ich ein, dass Berichte per E-Mail rausgehen dürfen?
Das darf nur die Administration: Einstellungen → „E-Mail-Versand“ → „Erinnerungen und Berichtsversand“.
Wie finde ich alle Akten mit fehlenden Unterlagen?
Öffnen Sie „Dokumente“ (Arbeitsliste) oder filtern Sie die Teilnehmerliste; in der Akte zeigt „Ordner unvollständig:“ genau, was fehlt.
Wer kann das? Verwaltung. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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- Dokumente: offene Unterschriften und fehlende PflichtunterlagenDie Seite „Dokumente“ ist Ihre Arbeitsliste: offene Unterschriften, offene Kenntnisnahmen und fehlende Pflichtunterlagen je laufendem Teilnehmer – mit Direktlink in die Akte.
- Teilnehmer anlegen: manuell, aus Unterlagen oder per LinkNeue Teilnehmer legen Sie unter Teilnehmer → „Teilnehmer anlegen“ an: von Hand, aus fotografierten Unterlagen oder per Link, über den die Person ihre Angaben selbst ausfüllt.
- Deckblatt und Teilnehmervertrag erstellenDer Teilnehmervertrag entsteht aus den Daten der Akte, der Maßnahme und Ihren Trägerdaten. Fehlen Maßnahmennummer, Zeitraum oder Kostensatz, sagt AZAV Cockpit Ihnen genau, was noch fehlt.
- Unterlagen einwerfen: Papierstapel automatisch einordnenWerfen Sie viele Fotos oder PDFs von Papierunterlagen auf einmal ein. AZAV Cockpit erkennt je Unterlage Art, Teilnehmer und Datum und schlägt den richtigen Platz in der Akte vor – abgelegt wird erst nach Ihrer Prüfung.
- Rechnung an den Kostenträger erstellenEine Rechnung entsteht in der Akte aus den tatsächlich gebuchten UE (Coachingprotokolle und abgeschlossene Klassenbuch-Einheiten) × Kostensatz je UE der Maßnahme – für einen Monat, einen freien Zeitraum oder die ganze Teilnahme.
- Zahlung erfassen und Rechnung stornierenUnter „Rechnungen“ setzen Sie den Zahlungseingang („Bezahlt …“ mit Datum) oder stornieren eine Rechnung. Ein Storno erzeugt eine Stornorechnung mit eigener Nummer und negativem Betrag; die Einheiten werden wieder frei.
- Teilnehmerliste: suchen, filtern, sortieren, exportierenDie Teilnehmerliste zeigt alle Akten, die Sie sehen dürfen. Mit Suche, Filtern und Sortierung finden Sie schnell die richtige Akte; über „Auswählen“ bearbeiten Sie mehrere auf einmal.