Der feste Ablauf einer Akte: von der Anfrage bis zur Rechnung
Jede Akte folgt demselben Ablauf: Anfrage → Erstgespräch → Profiling → (bei AVGS: Trägerbestätigung) → Vertrag → Coaching → Abschlussbericht → Zertifikat → Feedback/Verbleib → Rechnung. Oben in der Akte steht immer der „Nächste Schritt“ mit dem passenden Knopf.
So geht’s
- Öffnen Sie die Akte über „Teilnehmer“.
- Schauen Sie auf die Karte „Fester Ablauf“: Grün ist erledigt, die markierte Stufe ist dran.
- Klicken Sie im Kasten „Nächster Schritt“ auf den Hauptknopf – er führt genau zur richtigen Stelle.
- Wiederholen Sie das, bis alle Stufen erledigt sind.
Die Stufen im Überblick
| Stufe | Was passiert? |
|---|---|
| Anfrage | Eine interessierte Person meldet sich. Status „Angefragt“ – belegt noch keinen Platz. |
| Erstgespräch | Termin vergeben und der Person mitteilen (E-Mail oder WhatsApp-Text). |
| Profiling | Teil 1 im Erstgespräch, Teil 2 ab Ende der ersten Coachingwoche. |
| Trägerbestätigung | Nur bei AVGS, sobald der Gutschein vorliegt. |
| Vertrag | Deckblatt und Teilnehmervertrag erstellen und unterschreiben lassen. |
| Coaching | Lernplan, Coachingprotokolle und Klassenbuch – daraus entstehen die UE. |
| Abschlussbericht | Bericht für den Kostenträger schreiben und versenden. |
| Zertifikat | Teilnahmebescheinigung mit Inhalten und UE erstellen. |
| Feedback/Verbleib | Feedbackbogen zum Ende, Verbleib nach 3 und 6 Monaten. |
| Rechnung | Rechnung an den Kostenträger aus den gebuchten UE. |
Stufen, die Sie nicht sehen
Jede Rolle sieht nur die Stufen, die sie bearbeiten darf. Coaches sehen z. B. keine Rechnung.
Auf Papier erledigt?
Jeder Schritt gilt auch als erledigt, wenn Sie die unterschriebene Papier-Fassung als Scan hochladen.
Häufige Fragen und Probleme
Kann ich eine Stufe überspringen?
Die Akte sperrt nur, was fachlich nicht geht (z. B. Vertrag vor Profiling Teil 1). Alles andere bleibt „offen“, bis es erledigt oder auf Papier nachgewiesen ist.
Wo sehe ich, was als Nächstes kommt?
In der Übersicht der Akte unter „Nächster Schritt“ – nur dessen Knopf ist farbig hervorgehoben.
Das könnte Sie auch interessieren
- Anfrage und ErstgesprächEine neue Anfrage zeigt in der Akte „Termin vergeben“. AZAV Cockpit schlägt freie Zeiten vor, trägt den Termin in den Kalender ein und gibt Ihnen einen fertigen Text für E-Mail oder WhatsApp.
- Profiling Teil 1 und Teil 2 (Formblatt 600FB09)Teil 1 füllen Sie im Erstgespräch gemeinsam mit dem Teilnehmer aus, Teil 2 ab Ende der ersten Coachingwoche. Beide Teile werden als PDF in der Akte abgelegt und unterschrieben.
- Deckblatt und Teilnehmervertrag erstellenDer Teilnehmervertrag entsteht aus den Daten der Akte, der Maßnahme und Ihren Trägerdaten. Fehlen Maßnahmennummer, Zeitraum oder Kostensatz, sagt AZAV Cockpit Ihnen genau, was noch fehlt.
- Coachingprotokoll schreibenDas Protokoll füllen Sie direkt im Formular aus, das aussieht wie das Papier „Protokoll Coachingeinheit“: Kopf, drei Kästen, zwei Unterschriftslinien – und EIN „Speichern“. Daraus entstehen PDF in der Akte, Eintrag in der Anwesenheitsliste und UE für die Rechnung.
- Abschlussbericht schreiben und an den Kostenträger sendenDen Abschlussbericht (teilnehmerbezogener Bericht der BA) füllen Sie in der Akte aus – der Assistent schlägt Texte aus Protokollen und Profiling vor. Danach senden Sie ihn per Post oder, wenn erlaubt, per E-Mail.
- Rechnung an den Kostenträger erstellenEine Rechnung entsteht in der Akte aus den tatsächlich gebuchten UE (Coachingprotokolle und abgeschlossene Klassenbuch-Einheiten) × Kostensatz je UE der Maßnahme – für einen Monat, einen freien Zeitraum oder die ganze Teilnahme.
- Auf Papier erledigt? Scan hochladenWurde ein Formular auf Papier ausgefüllt und unterschrieben, laden Sie Fotos oder ein PDF davon hoch. Die Papier-Fassung zählt genauso wie das digitale Formular.