Coaching-Session anlegen, öffnen, ändern und löschen

So geht’s

1. Akte → Reiter „Anwesenheit“ → „+ Neuer Coachingtermin“ → Datum, Von, Bis, Präsenz/Online, Coach → „Coachingtermin anlegen“.
2. In das Formular klicken, schreiben oder einfügen (Strg+V bzw. lange tippen → „Einfügen“), Lehrplan-Inhalte anhaken.
3. Auf eine Unterschriftslinie tippen – oder leer lassen (wie es danach weitergeht, steht unter der Linie).
4. „Speichern“.

Termin öffnen

Tippen Sie die Session in der Akte (Reiter „Anwesenheit“), unter „Mein Tag“, im Klassenbuch, im Kalender („Session öffnen“) oder im Lernplan an. Gespeicherte Unterschriften stehen als Bild auf den Linien – wie auf dem Papier, darunter klein „✓ unterschrieben am …“. Unter dem Formular steht die Zeile dieses Tages aus der Anwesenheitsliste – wie auf dem Formblatt, mit „PDF“.

Ändern: neue Fassung statt Überschreiben

Ändern Sie Datum, Uhrzeit, UE, Präsenz/Online, Coach, Texte, Lehrplan-Inhalte oder „Gefehlt“, entsteht beim Speichern eine neue Fassung des PDFs. Bei einem noch nicht unterschriebenen Protokoll ist der Grund schon ausgefüllt – prüfen, bei Bedarf ändern, „Speichern“; bei einem unterschriebenen tippen Sie einen Grund an oder schreiben ihn selbst.

Unterschriften gelten nur für die Fassung, die unterschrieben wurde: Tippen Sie nach der Änderung die Unterschriftslinien noch einmal an oder holen Sie die Unterschrift unter „Unterschrift Teilnehmer“ ein („Hier unterschreiben“, „QR-Code“ oder „Link senden“). Ein verschickter Unterschriftslink zeigt automatisch die neue Fassung – ein Link vom Coach nur, solange dieser Coach den Teilnehmer noch betreut.

Was ohne neue Fassung geht

Nur den Raum ändern („Ort: … ändern“ unter dem Formular): Das PDF druckt keinen Raum, deshalb bleiben Fassung und Unterschriften gültig. Eine Session ohne Protokoll (nur Termin) ändern Sie ohne Grund – auch in die Zukunft.

Wann es nicht geht

• Die Session steht auf einer gültigen Rechnung: „Erst Rechnung stornieren“ – das Formular ist dann nur lesbar.
• Die Akte ist archiviert.
• Aus einem gescannten Protokoll gebucht: Die Texte stehen im Original; Datum, Uhrzeit, UE und Art korrigiert nur die Administration mit Grund und Passwort.
• Ein Protokoll mit einem Datum in der Zukunft gibt es nicht – das Formular zeigt „Schreiben ab …“ und, wer Termine planen darf, „Findet heute statt“.
• Abgesagte Termine: Nehmen Sie die Absage zuerst im Kalender zurück.

Kalender, Lernplan und Session

Gehört zu einem Coaching-Termin schon ein Protokoll, ändern Sie Datum, Uhrzeit, Raum und Art in der Session – nicht im Kalender. So ändern sich Protokoll und Termin immer gemeinsam.

Die Lernplan-Freigabe legt keine Termine an: Jede Session legen Sie selbst mit „+ Neuer Coachingtermin“ an (im Lernplan für künftige Tage: „Coachingtermin anlegen“). Liegt die Session auf einem Coachingtag des Lernplans, wird sie mit ihm verknüpft. Wer möchte, legt unter Lernplan → „⋯ Mehr“ → „Termine aus dem Lernplan anlegen“ die übrigen Termine ab heute auf einmal an – Tage, an denen schon eine Session ist, bekommen keinen zweiten Termin.

Verlauf und Löschen

„⋯ Mehr“ → „Verlauf und Fassungen“ zeigt Herkunft, letzte Änderung und alle Fassungen. „⋯ Mehr“ → „Session löschen …“ – mit allen Regeln aus „Coachingtermin löschen“ (Grund, bei Unterschriften Passwort).

Wer darf was?

• Coach (nur Teilnehmer, deren Akte Sie sehen – zugeordnet oder im Team der Maßnahme –, nicht bei archivierten Akten): Session anlegen, Protokoll schreiben und ändern, als Coach unterschreiben, Teilnehmer beim Schreiben oder später unterschreiben lassen („Hier unterschreiben“, „QR-Code“, „Link senden“ – Link nur für dieses Protokoll), gespeichertes PDF des Protokolls öffnen.
• Verwaltung und Administration: dieselben drei Wege unter „Unterschrift Teilnehmer“; in der Akte „Zur Unterschrift senden“ (auch per E-Mail vom Träger) und alle anderen Unterlagen (Unterschriftsmappe, Link für die ganze Mappe, Dokumente).
• Neue Coachingtermine legt an, wer Termine planen darf.
• Korrektur gescannter Sessions: nur die Administration.

Häufige Fragen und Probleme