Dokumente in der Akte: Dateien je Aktenpunkt, Hochladen, Unterschrift

So geht’s

1. Öffnen Sie die Akte. Jeder Aktenpunkt steht unter „Unterlagen und Schritte“ (Übersicht) und als Fach im Reiter „Dokumente“ – überall mit demselben Stand.
2. „+ Datei“ bzw. „+ Datei hinzufügen“: eine oder mehrere Dateien wählen, ziehen oder fotografieren. Bei Unterschrift-Punkten wählen Sie „ist schon unterschrieben“ oder „noch unterschreiben lassen“.
3. Datei antippen: Vorschau (unterschriebene in der unterschriebenen Fassung). Ist die Unterschrift offen, steht „Zur Unterschrift senden“ bzw. „Link senden“ direkt an der Datei.
4. Steht „Unterschrift fehlt“ an einer Datei (ohne Unterschrift hochgeladen): „Unterschreiben lassen“ – danach „Zur Unterschrift senden“.
5. Falsche Datei? „ד (Handy: „⋯“ → „Löschen …“), Grund und Passwort – siehe „Datei aus der Akte löschen“.
6. Wählen Sie den Weg: „Vor Ort unterschreiben“ oder „Link an den Teilnehmer“ – mit QR-Code zum Scannen; „per E-Mail“ nur, wenn der E-Mail-Versand eingerichtet ist.

Was in der Dateiliste steht

• Name (Titel oder Dateiname) und Datum (TT.MM.JJJJ)
• Herkunft: hochgeladen, Papier-Fassung (Scan), erstellt in der Akte, Coachingprotokoll, Rechnung
• Größe und – falls vorhanden – die Zahl der Fassungen
• Unterschrift: „unterschrieben“, „bestätigt“ oder „Unterschrift offen“

Ein Stand für alle Ansichten

Ob ein Aktenpunkt erledigt ist, ergibt sich allein aus seinen Dateien. „Unterlagen und Schritte“, die Fächer, der Hinweis „Ordner unvollständig“, Deckblatt, Inhaltsverzeichnis (ZIP/Druck), Stammdaten und Prüfungsbereitschaft zeigen deshalb immer dasselbe. Liegt keine Datei mehr da, ist der Punkt wieder offen.

Weitere Knöpfe (Liste „Alle Dokumente“)

• „Im Portal freigeben“ / „Aus Portal nehmen“: Dokument im Teilnehmerportal zeigen oder verbergen
• „Gegenzeichnen“: Ihre Unterschrift als Träger (z. B. beim Vertrag)
• „Mit Uhrzeit“: Auf unterschriebenen Unterlagen stehen Name und Datum, aber keine Uhrzeit. Brauchen Sie die Uhrzeit (z. B. als Beleg), öffnet dieser Knopf dieselbe Fassung mit Uhrzeit hinter dem Namen – nur für die Verwaltung, gespeichert ist die Uhrzeit immer
• „Neue Dateiversion“: die alte bleibt als ältere Fassung erhalten
• „Archivieren“: aus der Akte nehmen, bleibt nachvollziehbar

Sammeln statt einzeln

Für mehrere Unterlagen nutzen Sie die Unterschriftsmappe: Formulare hinzufügen, Link erzeugen – der Teilnehmer unterschreibt alles auf einmal.

Häufige Fragen und Probleme