Die Akte im Überblick: alle Reiter erklärt
Jede Teilnehmerakte hat oben die Kerndaten (Maßnahme, Coach, Zeitraum, Standort, Vollständigkeit der Stammdaten) und darunter die Reiter Übersicht, Stammdaten, Zuordnung, Anwesenheit, Dokumente, Bewerbung, Lernfortschritt, Portalzugang und Verlauf – je nach Rolle nur die, die Sie nutzen können.
So geht’s
- Öffnen Sie „Teilnehmer“ und klicken Sie auf einen Namen.
- Lesen Sie die Kopfzeile: Status, Warnungen (z. B. „Datenschutz offen“) und die Metazeile.
- Arbeiten Sie im Reiter „Übersicht“ den „Nächsten Schritt“ ab.
- Wechseln Sie über die Reiter in die Bereiche – am Handy wischen Sie die Reiterleiste seitlich.
Die Reiter
| Reiter | Was finden Sie dort? |
|---|---|
| Übersicht | „Fester Ablauf: Unterlagen und Schritte“ mit „Nächster Schritt“, Aktenstatus, offene Punkte, letzte Aktivität |
| Stammdaten | Person, Kontakt, Förderung (Kostenträger, Kundennummer, Gutschein), Teilnahme (Eintritt, Austritt), Schlagwörter, interne Notizen, „Terminerinnerungen per E-Mail“ |
| Zuordnung | Maßnahme und Coach ändern („Maßnahme speichern“, „Coach speichern“) |
| Anwesenheit | Coachingtermine und Klassenbuch, Fehlzeiten, Anwesenheitsliste, Unterschriftslink für Termine |
| Dokumente | „Akte nach Titelblatt“ mit Fächern je Aktenpunkt, Unterschriftsmappe, Hochladen, „Komplette Akte hochladen“ |
| Bewerbung | Bewerbungsbereich, Lebenslauf übernehmen oder bearbeiten |
| Lernfortschritt | Kurse aus dem Lernbereich zuweisen, Fortschritt ansehen |
| Portalzugang | Status des Zugangs zum Teilnehmerportal (eingeladen, aktiviert, letzte Anmeldung); mit Recht, Portalzugänge zu verwalten, auch erstellen, sperren, Passwort-Reset |
| Verlauf | Was wann von wem in der Akte passiert ist |
Oben in der Akte
- „Termin für das Erstgespräch vergeben“ bei neuen Anfragen
- „Teilnahme starten → Status aktiv“, sobald Vertrag und Aufnahmeunterlagen unterschrieben sind
- Karte „Selbstauskunft per Link“, Banner „Ordner unvollständig:“ und Hinweise der Plausibilitätsprüfung
- „Archivieren …“ sowie „Mehr“ → „Akte drucken (ein PDF)“ und „Akte als ZIP herunterladen“
- Den „Assistenten“ mit Vorschlägen aus der Akte
Häufige Fragen und Probleme
Ein Reiter fehlt.
Sie sehen nur Reiter, die Ihre Rolle nutzen kann: „Anwesenheit“ nur mit Klassenbuch- oder Coachingdaten, „Bewerbung“ nur mit Recht auf den Bewerbungsbereich, „Dokumente“ nur mit Leserecht auf Dokumente (nicht als Coach – das eigene Coachingprotokoll öffnen Sie in der Session), „Zuordnung“ nur mit Recht zum Ändern (Maßnahme und Coach stehen sonst oben in der Akte), „Lernfortschritt“ nur mit Einblick in Kurse. „Portalzugang“ zeigt allen den Status; die Karte „Aktionen“ erscheint nur mit Recht, Portalzugänge zu verwalten. Ein Link auf einen anderen Reiter öffnet die Übersicht.
Ändert sich die Akte, während ich sie offen habe?
Ja – füllt z. B. ein Teilnehmer gerade die Selbstauskunft aus, aktualisiert sich die Akte von selbst.
Kann ich direkt einen Reiter verlinken?
Ja, Links aus Glocke, Arbeitsliste und Hilfe öffnen die Akte direkt am passenden Reiter bzw. Aktenpunkt.
Wer kann das? Verwaltung, Coaches. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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- Der feste Ablauf einer Akte: von der Anfrage bis zur RechnungJede Akte folgt demselben Ablauf: Anfrage → Erstgespräch → Profiling → (bei AVGS: Trägerbestätigung) → Vertrag → Coaching → Abschlussbericht → Zertifikat → Feedback/Verbleib → Rechnung. Oben in der Akte steht immer der „Nächste Schritt“ mit dem passenden Knopf.
- Verlauf in der Akte: einfach lesbar und technisch vollständigDer Reiter „Verlauf“ zeigt in Alltagssprache, was in der Akte passiert ist – nach Tagen gruppiert, mit Uhrzeit und Person. Wer Prüfrechte hat, klappt darunter das vollständige technische Protokoll auf.
- Dokumente in der Akte: Dateien je Aktenpunkt, Hochladen, UnterschriftJeder Aktenpunkt (z. B. Vertrag, Datenschutz, Belehrungen) zeigt seine Dateien direkt an Ort und Stelle – mit Datum, Herkunft und Größe. Antippen öffnet die Datei, „+ Datei“ legt weitere ab, „ד löscht.
- Teilnehmerportal: Zugang für TeilnehmerIm Teilnehmerportal sehen Teilnehmer ihre eigenen Unterlagen, unterschreiben Dokumente, lernen im Lernbereich und tragen eigene Profiling-Angaben ein – nur ihre eigenen Daten.
- Lernplan eines Teilnehmers erstellen und freigebenDer Lernplan verteilt die Inhalte aus dem Lehrplan der Maßnahme auf die Coachingtage des Teilnehmers – im 45-Minuten-Raster und passend zum Profiling-Bedarf. Die Freigabe legt keine Kalendertermine an: Jede Session legen Sie selbst mit „+ Neuer Coachingtermin“ an.
- Typischer Ablauf einer Akte – von der Anfrage bis zum VerbleibDiese Anleitung begleitet eine erfundene Teilnehmerin, Frau Mia Muster, durch die ganze Akte: Anfrage, Erstgespräch, Profiling, Vertrag, Coaching, Abschlussbericht, Zertifikat, Feedback, Rechnung und Verbleib. So sehen Sie, wer wann welchen Knopf drückt.