Gutschein-Grenzen, Ausfallabrechnung und Klassenbuch-Unterschriften
Mit der harten Gutschein-Grenze (Standard an) gehen Termine außerhalb der Bewilligung oder über die bewilligten UE nur mit Bestätigung und Grund. Ausfallabrechnung ist standardmäßig aus, und Klassenbuch-Einheiten schließen Sie nur mit allen Unterschriften oder einem Vermerk ab.
Gutschein
Bei „Neuer Coachingtermin“, im Coachingprotokoll und beim Abschluss einer Klassenbuch-Einheit erscheint die Rückfrage „Trotzdem speichern?“ mit Pflicht-Grund. Bestätigung und Grund stehen im Verlauf.
Ausfallabrechnung
Bei AVGS werden grundsätzlich nur durchgeführte Einheiten abgerechnet. Einschalten nur, wenn Ihr Kostenträger Ausfälle ausdrücklich zulässt.
Klassenbuch
Fehlt bei einem anwesenden Teilnehmer die Unterschrift, tragen Sie „Unterschrift nicht möglich“ mit Grund ein (z. B. „Unterschrift folgt über den Link“).
Wer kann das? Administration, Verwaltung. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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- Fehlzeiten und Abbruch an den Kostenträger meldenBei Abbruch und bei Fehlzeiten (z. B. unentschuldigt) legt AZAV Cockpit automatisch eine Aufgabe mit Frist an und meldet sich in der Glocke. Die Mitteilung entsteht als PDF aus der Akte und wird per E-Mail oder auf anderem Weg versendet – mit Nachweis.
- AVGS und TrägerbestätigungBei Teilnehmern mit Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) erstellen Sie die Trägerbestätigung, sobald der Gutschein vorliegt. Erst danach ist der Teilnehmervertrag möglich.
- Rechnung an den Kostenträger erstellenEine Rechnung entsteht in der Akte aus den tatsächlich gebuchten UE (Coachingprotokolle und abgeschlossene Klassenbuch-Einheiten) × Kostensatz je UE der Maßnahme – für einen Monat, einen freien Zeitraum oder die ganze Teilnahme.