Unterschrift-Link abgelaufen oder ungültig
Links an Teilnehmende sind aus Sicherheitsgründen zeitlich begrenzt und werden durch einen neueren Link ersetzt. Meldet der Teilnehmer „Link abgelaufen“ oder „Link ungültig“, erzeugen Sie einfach einen neuen Link und teilen ihn erneut.
So geht’s
- Coachingprotokoll (auch als Coach): Session öffnen (Akte → Reiter „Anwesenheit“ → Session antippen) → unter „Unterschrift Teilnehmer“ „Link senden“ (auch unter „Coachingprotokolle“).
- Ist noch ein Link aktiv, zeigt der Dialog ihn zuerst. Erst „Neuen Link erzeugen“ ersetzt ihn.
- Andere Unterlagen (Verwaltung): Akte öffnen → am Dokument „Link senden“ (oder „Zur Unterschrift senden“ → „Neuen Link erzeugen“). Für Anwesenheit: Reiter „Anwesenheit“ → „Unterschriftslink für den Teilnehmer“ → „Neuen Link erzeugen“.
- Unterschriftsmappe: Reiter „Dokumente“ → Unterschriftsmappe → neuen Link erzeugen.
- Teilen Sie den neuen Link per WhatsApp, E-Mail oder QR-Code. Der alte Link funktioniert danach nicht mehr.
Wie lange gelten Links?
| Link | Gültigkeit |
|---|---|
| Unterschrift für einzelne Dokumente | 14 Tage |
| Persönlicher Link (Unterschriftsmappe und Termine) | 60 Tage |
| QR-Code (Unterschrift am Handy) | 10 Minuten, einmalig |
| Selbstauskunft | wählbar, Standard 48 Stunden |
| Feedbackbogen | 14 Tage, einmalig |
| Verbleib | 30 Tage, einmalig |
| Termin bestätigen/absagen | bis Terminbeginn, eine Antwort |
| Lernbereich-Freigabelink | 7 bis 180 Tage |
| Portaleinladung | 48 Stunden |
| Portal-Passwort-Reset | 24 Stunden |
| Einladung für Mitarbeiter | 7 Tage |
„Vorübergehend gesperrt“
- 5 falsche Geburtsdaten in 15 Minuten: alle Links des Teilnehmers 15 Minuten gesperrt – ein neuer Link hebt das nicht auf.
- 10 falsche an einem Tag: bis zu 24 Stunden gesperrt.
- Die Akte zeigt dann „Gesperrt nach Fehlversuchen“. Verwaltung und Administration tippen dort auf „Entsperren“ (steht im Verlauf). Kam der Link beim falschen Kontakt an, vorher den Link widerrufen bzw. einen neuen schicken.
- Sonst geht es von selbst wieder. Eilt es: vor Ort unterschreiben lassen.
Link vom Coach geht nicht mehr
Ein Link vom Coach gilt nur, solange dieser Coach den Teilnehmer betreut. Nach einem Coach-Wechsel schickt der neue Coach bzw. die Verwaltung einen neuen Link.
Häufige Fragen und Probleme
Statt „Link senden“ steht „Link: Geburtsdatum fehlt“.
Für Unterschriftslinks muss das Geburtsdatum in den Stammdaten stehen. Die Verwaltung trägt es in der Akte unter „Stammdaten“ nach. Als Coach bitten Sie die Verwaltung darum – bis dahin in der Session „Hier unterschreiben“ oder „QR-Code“ (in der Akte „Vor Ort unterschreiben“).
„Genug neue Links für dieses Protokoll“ – was nun?
Als Coach höchstens 5 neue Links je Protokoll und Stunde (andere Protokolle sind nicht betroffen). Jetzt vor Ort unterschreiben lassen oder ab der genannten Uhrzeit erneut. Den bisherigen Text können Sie auch einfach noch einmal aus dem WhatsApp-Verlauf weiterleiten.
Hat der Teilnehmer den Link schon bekommen?
Tippen Sie auf „Link senden“: Ist ein Link aktiv, zeigt der Dialog „Link aktiv bis … · zuletzt geöffnet …“. Dabei entsteht kein neuer Link.
Kann ich die Gültigkeit verlängern?
Nein, aber ein neuer Link ist mit einem Klick erzeugt. So bleibt sichergestellt, dass alte, weitergeleitete Links nicht mehr funktionieren.
Wer kann das? Verwaltung, Coaches. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
Das könnte Sie auch interessieren
- Link senden: Unterschrift aus der Ferne„Link senden“ erzeugt einen persönlichen Link zu genau diesem Dokument und einen fertigen kurzen Text – zum Kopieren, per WhatsApp oder per E-Mail. Der Teilnehmer öffnet ihn ohne Konto und bestätigt sein Geburtsdatum.
- Unterschriftsmappe: alles mit einem Link und einer UnterschriftIn der Unterschriftsmappe sammeln Sie mehrere Unterlagen (Vertrag, Datenschutz, Hausordnung …). Der Teilnehmer sieht sie über einen Link, liest sie und unterschreibt alles mit einer Unterschrift.
- Mit dem Handy unterschreiben (QR-Code)Am Computer erscheint ein QR-Code. Der Teilnehmer scannt ihn mit der Kamera seines Handys, unterschreibt dort mit dem Finger – und die Unterschrift erscheint live im Feld am Computer.
- Unterlagen per Link unterschreiben (für Teilnehmende)Über den Link „Unterlagen unterschreiben“ sehen Sie alle Unterlagen und Termine, die Ihre Unterschrift brauchen. Sie bestätigen Ihr Geburtsdatum, lesen und unterschreiben – oft genügt eine Unterschrift für alle.