Rechnung an den Kostenträger erstellen
Eine Rechnung entsteht in der Akte aus den tatsächlich gebuchten UE (Coachingprotokolle und abgeschlossene Klassenbuch-Einheiten) × Kostensatz je UE der Maßnahme – für einen Monat, einen freien Zeitraum oder die ganze Teilnahme.
So geht’s
- Klicken Sie unter „Rechnungen“ auf „+ Rechnung erstellen“ und wählen Sie den Teilnehmer – die Akte öffnet sich beim Punkt „Rechnung“. Dort „Rechnung erstellen“ wählen.
- Wählen Sie den Zeitraum: Monat, Von–Bis oder „Ganze Teilnahme“.
- Prüfen Sie die Vorschau: Empfänger, Bezug (Kundennummer, Gutschein-Nr.), Positionen, Summe und Zahlungsziel.
- Entscheiden Sie bei „Gefehlte bzw. abgesagte Termine“, welche Ausfälle abgerechnet werden.
- Optional: „Aktuelle Anwesenheitsliste als Anlage anhängen“. Dann „Rechnung erstellen“.
Voraussetzungen
- Kostensatz je UE an der Maßnahme
- Kostenträger mit Anschrift in der Akte
- Bankverbindung, Steuernummer und Umsatzsteuer-Hinweis in den Trägerdaten
Keine Doppelabrechnung
Jede Einheit steht höchstens auf einer gültigen Rechnung. Erstellen Sie eine weitere Rechnung für denselben Zeitraum, enthält sie nur noch nicht abgerechnete Einheiten – mit Hinweis.
Unveränderlich
Erstellte Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern. Ist etwas falsch, stornieren Sie und erstellen eine neue Rechnung.
Wer darf das?
Administration und Verwaltung. Coaches und Dozenten sehen keine Rechnungen.
Häufige Fragen und Probleme
Der Knopf „Rechnung stellen“ fehlt.
Rechnungen sehen nur Administration und Verwaltung. Prüfen Sie außerdem Kostensatz je UE, Kostenträger und Trägerdaten.
Kann ich eine Rechnung per E-Mail senden?
Laden Sie das PDF herunter und versenden Sie es über Ihren üblichen Weg.
Wer kann das? Verwaltung, Administration. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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