Gesprächskalender: Onboarding-Gespräche und Telefontermine buchen lassen

So geht’s

1. Einstellungen → „Gespräche“: Wochentage, Uhrzeiten (Standard Mo–Fr, 11:00–14:30), Mittagspause (Standard 12:30–13:30, ausschaltbar), Dauer (Standard 20 Minuten) und Puffer (Standard 5 Minuten) wählen, speichern. Ohne Änderung gilt dieser Standard – die Buchung ist von Anfang an eingeschaltet.
2. Externe Coaches sehen im Profil „Onboarding-Gespräch vereinbaren“. Den Buchungslink für Telefonate können Sie verschicken.
3. Neue Termine meldet die Glocke. Unter „Gespräche“ zeigt die Ansicht „Tag“ nur die gebuchten Termine zur Uhrzeit (Mittagspause grau); „Liste“ zeigt alle kommenden. Jeder Teams-Termin zeigt „Teams-Link: Fehlt“ oder „Hinterlegt“.
4. „Link hinterlegen“: In Teams eine Besprechung anlegen, „Link zur Besprechung“ kopieren und einfügen. Wahlweise sofort sichtbar, sonst ab 10 Minuten vor Beginn.
5. Notiz, verschieben oder absagen – der Slot wird dann wieder frei. Beim Verschieben wird der Teams-Link entfernt, der Coach bekommt eine Nachricht.

Teams-Link: was die Freigabe kann – und was nicht

• Vor der Freigabe liefert AZAV Cockpit den Link nicht aus – er steht weder auf der Seite noch in E-Mails.
• Ein bereits kopierter oder weitergegebener Link lässt sich nicht zurückholen. Den Zugang regelt Teams: Aktivieren Sie den Wartebereich (Lobby) und lassen Sie nur den Coach herein.
• Erlaubt sind nur Links von teams.microsoft.com und teams.live.com.

Was ist gesperrt?

• Bereits gebuchte Zeiten samt Puffer (jede Zeit nur einmal).
• Die Pause: Ein Gespräch endet spätestens zu ihrem Beginn oder beginnt frühestens zu ihrem Ende.
• Auf Wunsch alles vor „Buchbar ab“.
• Bundesweite Feiertage, auf Wunsch auch die Ihres Landes, und selbst gesperrte Tage.
• Alles vor dem Vorlauf (Standard: ab morgen) und nach dem Buchungszeitraum (Standard: 21 Tage).

Datenschutz

• Name und Telefonnummer sehen nur Administration und Verwaltung.
• Den Teams-Link sieht nur der gebuchte Coach – im Auditprotokoll steht nur „Link gesetzt/geändert/freigegeben“.
• Termine werden 90 Tage nach dem Gespräch automatisch gelöscht.
• Das Auditprotokoll enthält keine Namen oder Telefonnummern.
• „Neuen Link erzeugen“ macht den alten Link sofort ungültig.

Häufige Fragen und Probleme