Unterschriftsmappe: alles mit einem Link und einer Unterschrift
In der Unterschriftsmappe sammeln Sie mehrere Unterlagen (Vertrag, Datenschutz, Hausordnung …). Der Teilnehmer sieht sie über einen Link, liest sie und unterschreibt alles mit einer Unterschrift.
So geht’s
- Öffnen Sie die Akte → „Dokumente“ → „Unterschriftsmappe“.
- Übernehmen Sie per Haken die gültigen QMS-Formulare oder vorhandene Dokumente der Akte.
- Erzeugen Sie den Link und teilen Sie ihn (oder lassen Sie vor Ort unterschreiben).
- Jede Unterlage erhält ihren eigenen Unterschriftsnachweis; die Akte wird grün.
Unterschrift oder Kenntnisnahme
Manche Unterlagen müssen nur zur Kenntnis genommen werden (z. B. Informationen). Diese werden mit bestätigt.
Neue Fassung
Wird ein Dokument durch eine neue Version ersetzt, ist es wieder offen und braucht eine neue Unterschrift.
Häufige Fragen und Probleme
Was, wenn der Teilnehmer nicht alles unterschreiben möchte?
Nicht unterschriebene Unterlagen bleiben offen und erscheinen weiter in der Arbeitsliste. Klären Sie Fragen im Gespräch; nur Unterschriebenes gilt als erledigt.
Wer kann das? Verwaltung, Coaches. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
Das könnte Sie auch interessieren
- Link senden: Unterschrift aus der Ferne„Link senden“ erzeugt einen persönlichen Link zu genau diesem Dokument und einen fertigen kurzen Text – zum Kopieren, per WhatsApp oder per E-Mail. Der Teilnehmer öffnet ihn ohne Konto und bestätigt sein Geburtsdatum.
- QMS-Dokumente lenken: Versionen und FreigabeUnter „QMS-Dokumente“ führen Sie Ihr QM-Handbuch, Verfahrensanweisungen und Formblätter mit Nummer, Version und Gültigkeit. Ein Dokument durchläuft Entwurf → In Prüfung → Freigabe; die alte Version wird automatisch ersetzt.
- Deckblatt und Teilnehmervertrag erstellenDer Teilnehmervertrag entsteht aus den Daten der Akte, der Maßnahme und Ihren Trägerdaten. Fehlen Maßnahmennummer, Zeitraum oder Kostensatz, sagt AZAV Cockpit Ihnen genau, was noch fehlt.