Coachingprotokoll schreiben

Das Protokoll füllen Sie direkt im Formular aus, das aussieht wie das Papier „Protokoll Coachingeinheit“: Kopf, drei Kästen, zwei Unterschriftslinien – und EIN „Speichern“. Daraus entstehen PDF in der Akte, Eintrag in der Anwesenheitsliste und UE für die Rechnung.

Für: Coaches

So geht’s

Akte → Reiter „Anwesenheit“ → „+ Neuer Coachingtermin“ → Datum, Von, Bis, Präsenz/Online und Coach wählen → „Coachingtermin anlegen“. Die Session öffnet sich mit dem Formular. (Gibt es die Session schon, tippen Sie sie einfach an.)
In das Formular klicken und schreiben – oder einen fertigen Text einfügen (Strg+V, am Handy lange tippen → „Einfügen“). Lehrplan-Inhalte haken Sie oben im ersten Kasten an.
Unter „Unterschrift Teilnehmer“: „Hier unterschreiben“, „QR-Code“ (der Teilnehmer unterschreibt mit dem eigenen Handy) oder „Link senden“. Dann „Unterschrift Coach“.
„Speichern“.

So sieht das Formular aus

Kopf wie auf dem Papier: Name des Teilnehmers, Maßnahme, Datum, Uhrzeit Coaching (von–bis, Präsenz/Online, UE) und Coach – jede Zeile mit derselben Beschriftungsspalte.
Drei Kästen in der Höhe des Papiers: „Protokoll der Coachingeinheit“, „Besprochene Maßnahmen bis zum nächsten Coachingtermin“, „Weitere Informationen / Anlagen“.
„Vorschau“ unten links neben „Speichern“ zeigt das PDF (mit „VORSCHAU“ gekennzeichnet, wird nicht gespeichert). Auf einem sehr breiten Bildschirm steht es rechts daneben.

Lehrplan-Inhalte anhaken

Oben im ersten Kasten stehen die Inhalte für heute (bzw. die nächsten offenen) – nichts ist vorausgewählt.
„+ Alle Module“ zeigt alle übrigen Inhalte aus dem Lehrplan der Maßnahme – je Modul zum Aufklappen, bei vielen Inhalten mit Suchfeld. Dort Angehaktes steht nach dem Zuklappen oben.
Höchstens 3 Inhalte. Je Inhalt die gearbeiteten UE eintragen: „2 von 4 UE“ – 4 ist, was vom Inhalt noch offen ist. Halbe UE gehen („1,5“).
Zusammen höchstens die UE der Session (oben rechts „1,5 von 2 UE“). Dieselben Inhalte an höchstens 2 Session-Tagen hintereinander.
Neben der UE im Kopf steht „max. …“: mehr erlauben der Tag (höchstens 8 UE, an der Maßnahme einstellbar) und das Budget nicht. Was nicht passt, sagt eine Zeile.
Im PDF steht je Inhalt „: 2 UE“. Die UE der Einheit im Kopf zählen für die Anwesenheitsliste.
Inhalte, die nicht im Lernplan des Teilnehmers stehen, vermerkt der Lernplan unter „Zusätzlich bearbeitet“. Sie stehen im PDF, im Abschlussbericht und in der Teilnahmebescheinigung.

Text einfügen

Eingefügt wird nur reiner Text: Formatierungen aus Word oder E-Mails fallen weg, Aufzählungspunkte werden zu „- “. Eckige Klammern, Emojis und Pfeile bleiben so, wie sie eingefügt wurden.

Fügen Sie ein ganzes Tagesprotokoll mit den Überschriften des Formblatts ein, verteilt AZAV Cockpit es auf die drei Kästen und ersetzt deren Text – mit „Rückgängig“. Nichts steht doppelt: Fügen Sie dasselbe oder eine korrigierte Fassung noch einmal ein, wird ersetzt statt angehängt. Steht in einem Kasten schon anderer Text, fragt das Formular vorher nach. Als Überschrift zählt nur eine eigene Zeile mit genau der Beschriftung („Protokoll der Coachingeinheit:“, „Besprochene Maßnahmen …:“, „Weitere Informationen …:“ oder kurz „Protokoll:“, „Maßnahmen:“, „Weitere Informationen:“, „Anlagen:“) – ein normaler Satz wie „Weitere Informationen zur Agentur gegeben.“ bleibt Text, eigener Klammertext wie „Maßnahmen (bis Freitag):“ ebenso.

Name, Maßnahme, Datum, Uhrzeit und Coach aus dem eingefügten Text kommen nie in die Kästen – auch nicht aus einem kopierten PDF, dessen Lehrplan-Inhalte, Unterschriftszeilen und Fußzeilen ebenfalls wegfallen. Weichen Datum, Uhrzeit oder Coach im Text vom Formular ab, fragt das Formular: „Im eingefügten Text steht … – Übernehmen?“.

Die passende Vorlage holen Sie sich mit „Vorlage kopieren“ (oben im ersten Kasten bzw. „⋯ Mehr“): in Word oder einer E-Mail ausfüllen, kopieren, hier einfügen – fertig. Fett gedruckte Überschriften aus einem Chat („**…**“) stören nicht.

Ungespeicherte Eingaben sichert die Seite in diesem Browser-Tab (ohne Unterschriften, nur für Sie). Lädt die Seite neu, bietet sie „Wiederherstellen“ an (mit Datum und Uhrzeit des Entwurfs). Beim Abmelden werden die Entwürfe gelöscht.

Später ändern

Einfach im Formular ändern → „Speichern“ → Grund → „Speichern“. Ist das Protokoll noch nicht unterschrieben, ist der Grund schon ausgefüllt (z. B. „Protokolltext und Uhrzeit geändert“). Ist es schon unterschrieben, tippen Sie einen Grund an oder schreiben ihn selbst (z. B. „Tippfehler korrigiert“) – bei einem unterschriebenen Nachweis muss erkennbar sein, warum er geändert wurde.

Dabei entsteht eine neue Fassung des PDFs; die alte bleibt in der Akte. Unterschriften gelten nur für die Fassung, die unterschrieben wurde. War die alte Fassung unterschrieben, sagt die Meldung nach dem Speichern, wer neu unterschreiben muss – die Wege stehen unter der Linie: „Hier unterschreiben“, „QR-Code“ oder „Link senden“. Gab es noch keine Unterschrift, steht dort nur „Gespeichert (Fassung …)“.

Der Text wird genau so gespeichert und gedruckt, wie Sie ihn eingegeben bzw. eingefügt haben – es wird nichts still „korrigiert“ (auch keine Links).

Unterschreiben

„Hier unterschreiben“: auf diesem Gerät (auch ein Tipp auf die Linie).
„QR-Code“: der Teilnehmer scannt mit dem eigenen Handy und unterschreibt dort – die Unterschrift erscheint hier im Feld (vor und nach dem Speichern, ohne Link).
„Link senden“: Link nur für dieses Protokoll – Kopieren, WhatsApp oder E-Mail. Vor dem ersten Speichern speichert der Knopf zuerst. Ist schon ein Link aktiv, entsteht ein neuer erst mit „Neuen Link erzeugen“ (der alte wird ungültig).

Session in der Zukunft

Statt der Linien steht „Unterschreiben ab …“. Findet die Session doch heute statt: „Findet heute statt“ – das Datum wird heute, die Uhrzeit bleibt (wer Termine planen darf).

Auf Papier geschrieben?

Fotografieren Sie das handschriftliche Protokoll und laden Sie es hoch. Nach Ihrer Bestätigung zählt es wie ein Formular-Protokoll.

Häufige Fragen und Probleme

Ich kann nicht speichern.

Der Kasten mit dem roten Rahmen sagt in einem Satz, was fehlt – meist „Bitte eintragen, was in der Session gemacht wurde“ oder die Uhrzeit von–bis. Bei den Lehrplan-Inhalten sagt eine Zeile, was nicht passt (z. B. „Höchstens 3 Inhalte“, „UE eintragen“ oder „Nur ganze oder halbe UE“ – z. B. 1,5 statt 1,3). Eckige Klammern, Rechtschreibung und fehlende Unterschriften blockieren nie. Ist die Session abgerechnet oder die Akte archiviert, steht der Grund oben in der roten Zeile.

Muss ich als Coach unterschreiben?

Ja – für die Anwesenheitsliste ist die „Unterschrift Coach“ erforderlich. Tippen Sie beim Schreiben auf die Linie „Unterschrift Coach“ oder später in der Session. Unterschreiben kann nur die Person, die im Formular als Coach steht; steht dort jemand anderes, zeigt die Linie, wer unterschreibt („Unterschreibt: …“).

Der Teilnehmer kann gerade nicht unterschreiben.

Lassen Sie die Linie leer und speichern Sie – der Termin steht trotzdem in der Anwesenheitsliste. Danach stehen unter „Unterschrift Teilnehmer“ „Hier unterschreiben“ und „QR-Code“ (sobald der Teilnehmer bei Ihnen ist) sowie „Link senden“. Der Link zeigt nur dieses Protokoll – als Text zum Kopieren, per WhatsApp oder per E-Mail. Der Teilnehmer bestätigt sein Geburtsdatum, liest das Protokoll und unterschreibt auf dem Handy – die Session zeigt das danach von selbst an. Als Coach geht das für die Protokolle Ihrer Teilnehmer; andere Unterlagen der Akte holt weiterhin die Verwaltung ein.

Wo finde ich das gespeicherte PDF?

In der Session unten links „PDF“ (solange nichts geändert ist; mit Änderungen steht dort „Vorschau“), außerdem unter „⋯ Mehr“ → „Gespeichertes Protokoll (PDF)“. Ist das Protokoll unterschrieben, öffnet sich die unterschriebene Fassung. Als Coach öffnen Sie so die Protokolle Ihrer Teilnehmer – jeder Abruf wird protokolliert (ohne Inhalt).

Ich habe nach dem Unterschreiben noch etwas geändert.

Dann verschwindet die gezeichnete Unterschrift mit einem Hinweis, was sich geändert hat – z. B. „Uhrzeit geändert – bitte noch einmal unterschreiben“. Eine Unterschrift gilt genau für das, was gedruckt wird: Texte, Datum, Uhrzeit, Präsenz/Online, UE, Coach, Lehrplan-Inhalte und Anlagen.

Woher kommen die UE?

Aus Beginn und Ende der Sitzung: 45 Minuten = 1 UE. Weicht der Lernplan für genau diese Uhrzeit ab, gilt seine Zahl („laut Lernplan“); ändern Sie die Uhrzeit, rechnet die UE wieder aus der Uhrzeit. Mit „ändern“ neben der UE tragen Sie eine andere Zahl ein, „automatisch“ rechnet wieder aus der Uhrzeit. Passt eine eingetragene Zahl nicht in die Zeit, steht ein Hinweis in der Zeile „Uhrzeit Coaching“.

Ich finde einen Lehrplan-Inhalt nicht.

Auf „+ Alle Module“ tippen, das Modul aufklappen oder oben suchen. Ist ein Inhalt in anderen Sessions schon ganz gebucht, steht er nicht mehr da; teilweise gebuchte stehen mit dem Rest da („von 2 UE“).

Die Unterschriftslinien sind leer – „Unterschreiben ab …“.

Die Session liegt in der Zukunft. Findet sie heute statt, tippen Sie „Findet heute statt“ – danach schreiben und unterschreiben Sie sofort.

Beim Wiederherstellen fehlt ein Haken.

Der Inhalt ist nicht mehr wählbar – z. B. inzwischen in einer anderen Session angehakt. Das Formular sagt es kurz; die Texte bleiben.

Mein Text ist zu lang.

Ab 90 % der Höchstlänge zeigt der Kasten einen Zähler. Zu lange Texte werden nie still gekürzt – kürzen Sie selbst oder legen Sie Ausführliches als Anlage in die Akte.

Wer kann das? Coaches. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.

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