Terminerinnerungen an Teilnehmer
Teilnehmer erhalten vor Coaching- und Beratungsterminen eine E-Mail mit dem Link „Termin bestätigen / absagen“. Sie stellen ein: aus, 24 Stunden oder 2 Stunden vorher (Standard 24 Stunden).
So geht’s
- Richten Sie zuerst den E-Mail-Versand ein und senden Sie eine Test-E-Mail.
- Wählen Sie unter Einstellungen → „E-Mail-Versand“ → „Erinnerungen und Berichtsversand“ den Zeitpunkt.
- Sagt ein Teilnehmer über den Link ab, wird der Termin automatisch „abgesagt“ und Sie erhalten eine Mitteilung in der Glocke.
- Ohne E-Mail-Adresse: Im Kalender beim Termin „Erinnerung als WhatsApp-Text“ wählen und den Text selbst weitergeben.
Wann wird geprüft?
Fällige Erinnerungen prüft AZAV Cockpit, sobald jemand im Team die Anwendung benutzt (höchstens alle 15 Minuten). Damit Erinnerungen auch nachts und am Wochenende pünktlich rausgehen, kann der Betrieb einen Cron-Job einrichten.
Rechtzeitig abgesagt?
Eine Absage mindestens 24 Stunden vor Beginn gilt als rechtzeitig. Das hilft bei der Entscheidung, ob ein Ausfall abgerechnet wird.
Einzelne Teilnehmer ausnehmen
In den Stammdaten der Akte lässt sich „Terminerinnerungen per E-Mail“ abwählen.
Häufige Fragen und Probleme
Im Kalender steht „E-Mail-Erinnerung fehlgeschlagen“.
Prüfen Sie im Versandprotokoll unter Einstellungen → „E-Mail-Versand“ die Ursache und die E-Mail-Adresse in der Akte.
Bekommt jeder Termin eine Erinnerung?
Nur Coaching- und Beratungstermine mit Teilnehmer, genau eine je Termin, und nur wenn eine gültige E-Mail-Adresse vorliegt.
Wer kann das? Administration, Verwaltung, Coaches. Was Sie sehen und tun dürfen, legt Ihre Rolle fest – fehlt Ihnen ein Knopf, fragen Sie Ihre Administration.
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